严格履行管档职责切实做好疫情防控档案管理
盖凤
摘 要：在新冠疫情的严峻形势下，除了需要切实做好疫情防控工作，同时还需思考如何做好相应的疫情防控档案管理工作。疫情防控档案在内容上包含了极具保存价值的文字、图片、声像及相关标志性物件等，是对整个疫情防控过程的重要历史记录。因此，切实做好疫情防控档案，对于后续突发公共卫生事件的应对及促进社会进一步发展起到了重要的作用。最主要的是通过疫情防控档案所记录的防疫全过程，可以为民众了解疫情防控状况、相关责任追究等提供重要的凭证，同时还可以用于后续科研、历史研究，具有极为重要的现实意义。为此，就必须明确疫情防控档案管理工作的特点，突显疫情防控档案管理的重要价值，审视疫情防控档案管理的困难，在此基础上严格履行管档职责，切实做好疫情防控档案管理工作。
关键词：疫情防控档案;新冠疫情;管档职责;困难
2020年伊始，新冠疫情席卷全国，成为中国有史以来传播速度最快、感染范围最广、防控难度最大的突发公共卫生事件。针对新冠疫情，在党中央领导下，全国各地积极开展防疫工作，各地各部门将疫情防控工作作为首要大事全面贯彻落实，为抗疫成功积极做出贡献。由此产生大量的、具备重要馆藏价值的档案内容，涵盖了各级领导的指示、批示及讲话精神、国家会议精神、相关政策文件、科研攻关历程和成果、督导监察报告、舆论宣传记录、社会治理方案等等。而如何将疫情防控档案进行全面、真实、客观地进行保存管理，成为各级各类不同档案管理部门所共同肩负的职责。
一、疫情防控档案管理的特点
疫情防控档案不同其他类型档案，具备更为明显的特点，具体表现为以下方面：
1.多样性特点
疫情防控是面向全国进行系统化的工作，在此形势下全国各省市县相关部门均设立疫情防控工作小组，工作内容涵盖广泛，形成的领域多元化。就其中的疫情防控档案管理工作来说，紧随组织领导、工作小组及疫情发展变化的改变，相应的领导体系、行动方案及物资保障等均随之产生显著变化，多种不同类型的档案也随之不断产生。
2.政治性特点
疫情暴发后迅速演变为世界范围内新闻媒体报道焦点内容，所产生的社会性影响非常明显。而抗疫阻击战正式开启后，瞬间成为党和国家工作开展的中心和重点。相应的疫情防控档案和整个事情一起成为工作的重点内容，因此具备的政治性特点明显。
3.整体性特点
疫情防控工作要求兼顾整体性原则，因其是全国范围内共同推进的工作类型。在抗疫过程中，全国上下形成了一个统一的网络系统，该系统的档案管理工作也是協同共生与发展，因此整体性特点明显。
二、疫情防控档案管理的意义和价值
1.疫情防控档案是不同档案部门的职责与使命
做好疫情防控档案是不同档案部门的重要职责及使命。疫情暴发以来，社会各级、各层人员共同响应、积极主动投身抗疫，给疫情防控工作的全面胜利做出了不可忽视的贡献。在整个防控过程当中所产生的各种图片、文字及声影类档案材料，是党和政府领导下全体人民群众共同努力的真实见证和记录。因此，做好疫情防控档案管理工作，对后续政府制定公共卫生政策、工作情况考察及医学科研发展具有重要意义。因此，要求各档案部门、档案管理人员应当主动承担职责、肩负使命，切实做好疫情防控档案的收整归工作，在档案资料内容上要求必须真实、客观及完整，重复展现出疫情防控的真实状况，而这也是档案管理规范化、标准化的要求。
2.疫情防控档案是进行疫情分析的重要依据
在疫情防控当中，借助对疫情报告及相关数据统计材料进行分析是开展疫情防控工作的必要工作内容，通过对疫情防控档案内容的分析，能够更加直观了解疫情动向、反馈疫情所造成的危害程度、范围等，由此来制订防控举措。在具体疫情分析上，集中于疫情发生的时间、地点、传染特性、传染患者基本资料等等。通过此类档案资料的研究分析，可以更加全面、准确对疫情规律和特点进行分析，从而促使疫情防控工作更加有效，也为医学科研工作开展提供重要资料参考。
3.疫情防控档案成为党和政府领导抗击疫情的真实记录
疫情暴发后，全国各族人民在中央领导下，开展了一系列防控工作。因此疫情档案收集、整理也是对整个抗疫过程变化的真实记录，如国家相关部门颁发紧急预案、诊疗方式、各级政府部门所采取应对举措等，也有一些地方人民群众在参与抗疫过程中，涌现出一批批先进人物及先进事迹等。为此就必须做好疫情档案管理工作，这些档案不仅真实记录了抗疫过程，更是对全国人民强大凝聚力、众志成城抗疫精神的展现，此类档案最终将利于弘扬和培育我们民众的民族精神和爱国情怀。
4.疫情防控档案对往后重大疫情防控工作开展具有重要借鉴和参考价值
疫情防控胜利后，疫情防控档案也随之成为重大疫情防控的重要经验和参考，促使在后续产生重大疫情时，能够起到高度重视、迅速应对、全民联防、快速控制的效果。而此次防疫的胜利，也有很大一部分原因在于本次参与抗疫的多数公共卫生专家、疾控中心机构、医疗工作人员等都具备了以往“非典”“埃博拉”“流感”等多种传染性疾病的防控经验，在新冠疫情防控当中，发挥出了重要的作用。因此，做好新冠疫情防控档案管理，不但能够丰富疫情防控经验，同时还将对日后出现的重大疫情防控工作开展提供重要借鉴与参考价值。
三、管档职责履行中疫情防控档案管理的困难
1.档案管理缺乏适用程序
疫情本身具备一定突发性，涉及面广泛，在此形势下即便有部分档案管理部门意识到档案管理工作的重要性，也制订了应急预案，但也难以对疫情发展动态及规模进行预判。因此，相关档案管理人员无法及时做好相应准备工作，从而致使常规采用的档案管理流程难以适用，直接套用在新冠疫情防控档案管理工作中，出现明显不适应性。再加上疫情防控形势紧迫，多数人员都是从不同地区和部门临时抽调的工作人员，缺乏有效的组织牵头人员，导致多数疫情防控档案管理的时机缺失。因此，为了切实保障新冠疫情防控档案管理工作正常开展，就必须重新设定真正适用疫情新形势的档案管理体制、方法及流程等内容。
2.档案内容来源广泛，管理复杂
疫情防控工作开展所涉及领域、部门及机构数量繁多，因此生成的档案资料也非常庞大，来源广泛，管理散乱。这其中不但有大量官方发布抗疫材料，同时也具备大量非官方的抗疫记录。这些档案生成之初就广泛分布于社会各个行业当中，因此在实际档案收集和管理上面临一定困难。并且，此类抗疫档案的出现也存在一定偶然特性，也就是说档案工作是紧随疫情发展变化而实时调整变化。整个疫情防控过程，所产生的档案材料均具备一定突发性和偶然性，很容易错过保存时机。
3.档案材料收集困难
疫情防控期间，各地区防控需要开展的工作有很多，包括流行病学调查、接触者管理、信息统计和登记、检验采样、消毒杀菌等等。主要目的是尽可能预防感染，控制感染源，因此在疫情防控当中制订非常严格的防控操作程序。在此形势下，每一位工作人员几乎都处于高度紧张和忙碌状态，从而导致档案材料难以获得及时有效的归档整理，很容易错过最佳管理时机，乃至出现档案材料丢失和遗漏情况，最终导致疫情防控档案难以收集齐全。再就是疫情防控工作处于抗疫前线，一般人员难以进入一线，也就无法触及一手档案材料，因此相应的档案材料收集面临一定困难。
四、严格履行管档职责，切实做好疫情防控档案管理的思路
1.严守管档标准，保障疫情防控档案能够及时安全归档
疫情防控形势严峻，疫情防控档案管理刻不容缓，应当严控标准开展档案管理工作，具体表现为以下内容：（1）切实保障档案管理的规范性。要求疫情防控档案整理需要严格依照归档文件规则来实施分类整理，将其中的照片、图像、磁性载体及病历档案等严格依照规范标准来展开档案管理工作。整个过程中一些防控机构承担了大量疫情防控工作，并形成数量庞大的档案文件，因此可由此设立一个专门的档案文件管理机构，并在此基础上严格依照日常文件分类整理方式来实施疫情防控档案管理。（2）需针对档案的流向及归属情况加以明确。在疫情结束后，要收集完善的、规范化的疫情防控档案，要求充分结合各地重大活动档案管理办法及规定来做好归档保存，并严格依照归档向上级部门移交相应的档案材料。如果单位及部门本身档案管理条件及能力偏弱，则需依照档案管理要求来增强对疫情防控档案的科学、安全管理。
2.履行管档职责，强化疫情防控档案指导、监督及征集
收集并管理疫情防控档案是各级档案管理部门及档案管理者的主要职责，因此要求其不但要做好档案管理工作，还需进行统一组织、分级负责，搭建专业疫情防控档案监督指导小组，强化对疫情防控档案的指导、监督和征集。在整个过程中，需要做好以下方面：（1）明确管档标准。档案管理部门要根据防疫档案管理特点和规律，制订明确的防控档案提交范围、保管期限、内容方向和电子文件格式等要求。同时，需基于国家档案规范管理标准，尽可能促使各级档案管理部门更容易理解，最终确保归档文件的质量。（2）深化业务指导。对于防疫和管理档案的收集和分类，有特定的专业要求。档案管理员需要提前进行干预，对整个过程进行跟进，并加强指导。档案保管员需要带头了解防疫管理各部门的有关情况，了解工作过程和内容，并尽可能掌握相关的文件和材料。需要灵活采用业务指导方法，以提高在流行病预防和管理的不同阶段的业务指导的有效性。新冠抗疫结束后，档案管理人员需要仔细监控重点，全面指导所有部门，并以在线和离线方式组织和规范流行病预防和控制文件的传输。（3）全面开展档案文件收集。疫情防控的最终胜利是国家和全民协调合作的结果，已经有不同机构和各个级别的个人创建了不同形式、内容丰富和不同载体的大量防疫文件，但这些文件并未实施统一管理，因此这就需要开展收集和归档工作，尤其是由非政府组织、志愿者、基层单位和公众所产生的具有代表性和典型性的档案，都是对整个疫情防控工作内容的重要补充，要求档案管理人员必须做好广泛征集工作。具体需要从多个渠道，依托多个视角来开展征集工作，如新闻媒体采访的记录材料、白衣战士和其他相关者的工作日记、捐赠记录、抗疫英雄事迹、城市社区出示的疫情防控物品及反映抗疫的文学和艺术作品等等。
3.界定管档范围，保证疫情防控档案应收尽收
尽管疫情形势非常严峻，但在党和政府领导下，各单位部门火速行动，严密部署，由此成立了一个个疫情防控工作小组，并采取和实施了多种有效的疫情防控措施。整个过程中，产生的档案文件数量庞大、种类繁多，且都具备较高的价值，因此必须做好對此类档案文件的应收尽收工作。具体来说，需要执行以下方面内容：（1）主动介入其中，并做好档案来源控制。由于新冠疫情的突发性，相应的疫情防控工作开展涉及广泛的领域，因此参与者人数众多、工作开展的时间非常紧迫。其中绝大多数单位部分所产生的文件、数据、图表和照片、音频和视频记录等档案管理操作不规范，署名缺失，档案内容的载体不满足归档要求，因此无法及时准确地记录大量音频和视频资料。这时，档案工作者尤其要发挥带头作用，帮助有关部门取得档案文件。同时需严格把关，并进行内容完善，促使疫情防控档案管理工作的标准化转变。（2）组织工作流程，明确文件备案范围和文件保管期限。由于各级机构和单位的职责不同，防疫工作中产生的文件和材料的内容也不相同。每个部门应结合自身职责、任务和工作内容，明确工作重点、工作程序，并整合国家和地方档案。根据管理部门的要求，与单位一起制订防疫和管理文件的范围，严格执行应收尽收的原则理念。
4.以价值为导向，重视疫情防控档案开发利用
需从以下方面内容展开：（1）为应对公共卫生事件提供信息咨询及决策依据。公共卫生事件因其本身的特性，在发生和发展规律方面具备一定的相似性。因此，疫情防控档案可为后续公共卫生事件的发生和发展提供重要的信息咨询与决策参考。就本次新冠疫情防控工作的开展，最终取得抗疫的胜利，或多或少也有之前各种流感、非典等疾病防控处理经验的影响。因此，针对新型冠状病毒肺炎的防控档案，要求相关部门及人员也需积极展开编研工作，给后续可能出现的疫情防控工作提供重要的信息咨询与制订决策参考服务。（2）给相关科研单位提供重要的资料及研究样本服务。针对疫情防控的科研攻关难度很高，且非常复杂，需要各个领域的投入及参与。在档案管理上，要求档案管理部门应当将归档范围扩大至医学、公共卫生、应急管理、新闻领域、信息技术、心理、社会、经济及历史等诸多学科领域，由此所整理的档案才能更好的服务于科研工作人员。（3）给社会公众普及卫生健康知识。防疫档案全面记录了疫情防控全程及具体注意点等内容，充分展现出全国人民众志成城的民族精神，更是揭示出疫情防控当中的各种经验与教训。因此，疫情防控档案可面向公众进行公共卫生健康知识普及教育，不但能够切实满足公众对疫情防控及突发公共卫生事件的应对知识需求，还可极大缓解人们的焦虑和恐惧心理。重点是能够面向公众提供专业化的知识服务，借助大数据技术将疫情信息进行数据化转变，从而供人们实时查看、分析疫情发展规律及规避办法。
参考文献：
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（作者单位：广饶县档案馆）
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