新的经济形势下档案工作存在的问题与对策
孙疆燕
摘 要：随着党和国家机构改革的推进，以及国家治理体系和治理能力现代化进程的加快，档案部门的改革业已结束，但无论是从纵向看，还是从横向看，档案系统仍然存在着一些体制机制不健全、职责不清晰等亟须解决的问题，制约着档案工作高质量发展。结合当前档案工作实际，分析新经济形势下档案工作中存在的主要问题，并提出相应的对策，即适应新形势、新格局，加快构建档案工作新机制;加强队伍建设，适应新职能的要求;开展档案法规宣传和业务培训，提高依法履职能力;健全完善档案管理制度，落实监管责任;强化保障措施，夯实档案工作基础。
关键词：经济形势;档案工作;问题;对策
中图分类号：G270 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2021）16-0152-03
在新的经济形势下，党中央做出了深化党和国家机关机构改革、推进国家治理体系和治理能力现代化的重大战略部署。目前，按照党中央的部署，各级党政机关的机构改革已经结束，上下贯通、职责明确、运转高效的新格局已经基本形成。
一、当前档案工作存在的主要问题
从纵向看，机构改革后，省、市、县档案局、档案馆分设，各级党委办公室加挂档案局牌子，档案馆也由原来隶属党委办公室领导改为隶属党委领导，档案工作的影响力和执行力都有所提升。但在档案工作的实际操作中仍然存在着部分亟待解决的问题。
（一）档案工作高效运行的新机制尚未建立
由党委或政府分管领导牵头，档案局、档案馆及组织、人社、财政、国土等有关部门负责人参加的档案工作领导小组还没有成立，正常的运行协调机制还没有建立起来。档案局、档案馆的职能没有完全理顺，还存在交叉、空档的情况，没有形成齐抓共管档案工作的合力。
（二）档案局人员编制没有核定，工作人员不到位
虽然机构改革后各地都挂牌成立了档案局，但大多人员编制未核定，多数档案局工作人员没有到位。就某市而言，市档案局配备了两名工作人员，均不是档案专业毕业，也没有档案工作从业经历，业务不熟练。各县、市、区档案局有的只配备一名工作人员，有的甚至没有专职人员。有的县、市、区虽然在党委办公室加挂档案局牌子，但没有任命局长，只安排一名兼职工作人员。这种情况不改变，档案局很难履行法定职责。
（三）改革后的檔案局没有执法资格，执法条件不具备
根据有关规定，档案执法必须是两名或两名以上、具有行政执法证的人员一起才能进行。就目前而言，多数档案局工作人员不到位，导致无法满足档案行政执法的要求，虽然有的档案局已配备1—2名工作人员，但从业人员没有档案行政执法证，不具备行政执法资格仍是难题。况且，多数工作人员不了解档案业务，不熟悉执法程序，也没有必要的执法设备，因此档案局根本不具备执法条件。
从横向看，虽然机构改革已经结束，但是撤销、合并的单位的档案移交工作还没有彻底完成，反映出各级对档案工作重视程度不够，存在着一定的风险隐患。
1.对档案工作的重要性认识不到位。档案是用人单位信息、证据、责任的唯一载体，是维护单位形象和自身合法权益的重要凭证，是人事管理的重要基础，同时也是单位法定职责的重要组成部分。当前，一些单位档案法治意识淡薄，没有把档案工作提上重要日程，没有明确的档案工作领导和工作机构，导致档案工作职责不清，管理混乱。
2.档案没有集中统一管理，存在安全隐患。档案管理工作的基本原则是集中统一管理。依法集中统一管理本单位所有的档案，是单位的法定职责。但是由于领导重视程度不够及客观条件等因素的限制，不少单位采取的是分散式管理模式，文书、会计、基建等档案都是分散自行管理。调查中发现，有的单位采取“谁形成、谁管理”的错误做法，甚至有的工作人员只图使用方便，把工作中形成的重要文件资料放在个人抽屉、柜子里自行管理。随着时间的推移、人员的更替，极易造成档案丢失或遗漏，存在着重大安全隐患。
3.工作人员业务素质不强，管理存在盲区。档案工作是一项政策性、专业性、技术性很强的工作，由于档案作用的滞后性，再加上档案工作比较枯燥、难出成绩，大多不被单位领导重视。多数单位档案工作由办公室（综合科）兼管，档案员一般由文书兼任，缺少专业人员的配备导致在岗人员因事务繁杂而力不从心，难以有更多的精力投入档案工作中。有的档案员更换频繁，工作责任心不强，导致业务衔接不顺畅，严重影响了档案管理质量。
4.归档范围不明确，落实8号令或10号令不到位。虽然国家档案局8号令、10号令对文件材料的归档范围和档案保管期限做出了明确的规定，但不少单位在贯彻落实的时候，只是套用表格内容，没有结合本单位工作实际对相关文件材料进行梳理分类、界定其归档范围，存在着文件材料归档范围不明确、收集不齐全的问题。如有的单位的会议记录保存在个人手中，不能及时送交档案室保管;部分单位存在轻科技、声像、电子档案的收集归纳，仅重视文书的现象;有的单位重红头文件管理，轻“白头文件”（即会议记录）管理等，国家档案局8号令、10号令没有落实到位。
二、新形势下加强档案工作的对策
（一）适应新形势、新格局，加快构建档案工作新机制
以习近平总书记关于档案工作“三个走向”为根本遵循，充分认识做好档案工作的重大现实意义和深远历史意义，按照档案局、档案馆的职能定位，尽快构建由党委分管领导挂帅，档案局牵头协调，组织、财政、人社、国土、档案馆等有关部门负责人参加的档案工作领导小组，领导小组办公室设在档案局，负责对档案工作的长远发展进行规划设计，制订年度工作计划，对人员编制、经费保障等方面进行研究部署，明确工作标准和工作要求，细化考核办法和考核内容，定期召开会议进行调度督导，定期通报工作情况。把档案工作纳入经济社会发展年度考核体系，赋予一定的权重，以此引起重视，确保构建起职能清晰、运转高效的档案工作新机制。
（二）加强队伍建设，适应新职能的要求
任何工作想做好，必须解决与工作任务量相适应的人员问题。面对机构改革后档案部门的新格局、新职责，要按照有关规定和档案局承担的工作任务量，科学核定人员编制，把政治素质高、讲规矩、守纪律、业务熟，对档案事业有感情、责任心强的人员选配到档案干部队伍中来。各部门、各单位要按照《机关档案管理规定》的要求，成立档案工作领导小组，明确分管领导和责任科室，配齐配强专兼职工作人员，把档案工作职责嵌入单位工作职责中，确保档案工作落实落地。
（三）开展档案法规宣传和业务培训，提高依法履职能力
《中华人民共和国档案法》是档案管理工作的根本法，是做好档案工作的根本遵循。就档案管理工作而言，《中华人民共和国档案法》是母法，具有固根本、稳预期、利长远的重要作用。因此，要大力加强《中华人民共和国档案法》的贯彻落实和宣传教育，要将该法的学习宣传纳入全社会普法学习内容，纳入各级党校教育内容，邀请专家进行解读，定期开展执法情况检查，引起全社会的关注，努力增强全社会的档案意识。同时，要大力加强《中华人民共和国档案法》及有关法规和档案业务知识的培训，特别是档案执法干部的教育培训，坚决杜绝执法过程中违法现象的发生。
（四）健全完善档案管理制度，落实监管责任
没有规矩，不成方圆。健全完善档案管理的归档制度势在必行。制度具有根本性、长期性、稳定性、约束性，档案管理工作制度亦是如此。因此，建立健全针对性、可操作性、约束性强的档案管理制度，是做好档案管理工作的基础。国家档案局8号令、10号令，分别对机关、企业事业单位的文件材料归档范围和档案保管期限表的制定都做出了明确的规定。要在认真学习理解8号令、10号令规定的基础上，结合单位工作实际，采取自上而下、上下结合的方式，制定切实可行的、符合单位实际的归档制度，切不可套用格式，脱离实际制定归档制度。那样的制度注重形式，形同虚设，不如不设。同时，结合单位实际，制定整理制度、鉴定制度、统计制度、保密制度、借阅利用制度、库房管理制度等各方面的制度，把各项制度嵌入科室职责、嵌入工作流程，把各项制度的执行情况纳入年度考核的内容，强化奖惩措施。健全考核评价体系，对制度执行情况进行定期通报，确保各项制度落实到位。
（五）强化保障措施，夯实档案工作基础
一要抓好人力的投入。按照有关规定，配齐满足档案管理职能需要且专业素养合格的工作人员。二要抓好物力的投入。设置与档案数量相适应的专门管理场所，力争做到工作人员办公室、阅档室、库房“三室分开”。配备灭菌机、除湿机等档案室（库房）必需的设施设备，使其达到“九防”要求，确保档案安全。配备摄像机、便携式打印机等必需的设备，满足档案执法、日常工作的需要。三要抓好财力的投入。将档案工作经费列入年度财政预算，切实保障档案执法、档案教育培训、档案数字化、档案展览等各项工作开展的经费投入，保证档案工作运行所需的资金充足。
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Problems and Countermeasures in Archives Work under the New Economic Situation
SUN Jiang-yan
（Weifang Public Employment and Talent Service Center，Weifang 261041，China）
Abstract：With the reform of the Party and state institutions and the acceleration of the modernization of national governance system and capacity，the reform of the archives department has ended，but there are still some urgent problems in the imperfect system and unclear responsibilities，which restricts the high-quality development of archives work. Based on the current archives work，analyze the main problems in the new economic situation，and propose corresponding countermeasures，that is，to adapt to the new situation，new pattern，accelerate the construction of archives mechanism，strengthen the requirements of new functions，conduct archives regulations publicity and business training，improve the ability to perform their duties，improve the archives management system，implement regulatory responsibility，and consolidate the foundation of archives work.
Key words：economic situation;file work;problems;countermeasures
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