对档案管理的几点思考
杨立娜
摘要：随着现代社会信息技术水平的不断提升，以往传统的档案管理方法已经明显不能适应当前工作的需要，因而机关事业单位要对档案管理工作引起重视，从管理内容上进行优化和改善，提升档案管理人员的专业素养，创建新型的档案管理模式，加大资金投入引进先进的档案管理设施，并充分利用信息技术，将信息技术与档案管理工作相融合，紧跟时代的发展，不断推动机关事业单位档案管理工作质量的提高，实现其长远发展。因而本文主要对档案管理展开思考，从而达到高效性档案管理工作的目标。
关键词：档案管理：思考：机关事业单位：信息化
前言：
机关事业单位工作背负着巨大的社会责任使命与公共职能，而档案部门是机关事业单位重要的管理部门，是把控信息数据的关键环节，包含大量的信息数据，其管理质量受到社会各界的广泛关注，随着时代的发展，档案管理工作质量虽然呈现上升趋势，但仍有很多不完善的地方需要管理人员对档案管理工作进行思考，对存在的问题及时进行优化改革，并且要围绕档案管理意识，管理人员专业素养，档案管理模式，档案管理设施等方向展开思考研究，从而有效的提高档案管理的工作质量。
一、加强档案管理意识
要想有效的提升档案管理工作质量首先就要加强管理人员的档案管理意识，档案在政治、经济发展中起到巨大的作用，为机关事业单位发展起到决策性作用，但是在目前阶段，很多机关事业单位对档案管理不够重视，这就导致档案管理工作无法得到有效的提升，由于档案管理工作性质不同于其他部门，无法为单位带来良好的经济效益，导致领导对档案管理有所忽视，从而管理人员对档案管理意识不强，管理工作松散，最终导致档案管理工作效率低下，所以，需要领导起到带头作用，充分了解档案管理工作的优势，提高对档案管理的重视程度，转变管理人员对档案管理工作的固有观念，提高档案管理工作意识，从而有效的提高档案管理工作的质量。俗话说的好，要想火车跑的开，就要火车头来带，而领导就是火车头，只有从根本上提高对档案管理重视程度才能更好的带动其他管理人员，树立正确的管理观念，加强管理人员的责任意识，加强其他部门与档案管理部门的联系，定期举行相关性质的普及档案知识的活动，提高全员的重视程度[1]。
二、提升管理人员专业素养
提升管理人员专业素养也是提高档案管理工作质量的有效方法之一，从管理人员实际出发，针对目前管理人员在档案管理工作中的状态展开有效的提升策略。随着现代信息技术的高速发展，人们意识到信息技术的巨大优势，使得信息技术的应用越来越加广泛，在一定程度上推动了社会的发展，而信息技术也应用到档案管理工作当中，可以起到提升工作人员的工作效率，有效的提高管理人员的工作质量的作用。但是随之而来的问题也相应的涌现出来，现在很多机关事业单位档案管理人员年龄较大，不能很好的使用计算机等设备，导致信息技术在档案管理工作中不能完全发挥作用，所以单位要根据部分管理人员的这一特点定期开展相关的技能培训，加强管理人员的专业素养，另一方面就是新入职的管理人员对工作内容并不熟悉，很容易造成失误的现象，对管理工作造成一定的难度，面对新入职的管理人员，要发扬传帮带精神，经验丰富的管理人员教授新入职的员工工作方法和技巧，新入职的管理人员教授年纪较大的管理人员计算机技术，做到灵活运用档案管理系统，通过互相学习有效的提高整体档案管理人员的专业素质[2]。
三、革新档案管理模式
机关事业单位要对档案管理模式进行革新，创建新型的管理方法，从而有效的提高档案管理工作质量。在以往的档案管理工作开展过程中，使用传统的管理模式一方面无法有效的保存档案，尤其是部分纸质档案，非常容易受到潮湿、腐蚀、酸化导致纸质档案受损，达不到保存的价值，丧失了良好的精神文化，另一方面传统的管理模式查阅档案困难，很难从众多的档案中查询需要的内容，无法及时的对其他部门工作起到参考作用，在一定程度上降低了其他按部门工作的效率。随着现代信息技术的广泛应用，档案管理人员要做到将信息技术与档案管理工作进行合理的结合，利用计算机等设备作为载体，信息技术为主要支持手段，创建档案管理系统，构建新型的管理模式，將档案内容录入档案管理系统中，通过搜索关键字查询档案内容，提高其工作效率，有效的延长档案的保存期限，提高档案管理工作的质量，而且通过信息技术与档案管理工作的融合可以有效的减轻管理人员的工作量，提升管理工作效率，实现档案资源远程共享，打破以往的地点限制，做到随时随地查阅档案内容[3]。
四、加大资金投入力度
机关事业单位要适当加大资金投入力度，引进先进的档案管理设施，从而更好的推动档案管理工作的创新和发展，俗话说的好，巧妇尚且难为无米之炊，更何况是档案管理人员呢？所以机关事业单位要加大资金的投入，引进先进的管理设施，在目前阶段，管理设施主要分为硬件设施和软件设施。针对硬件设施来说，计算机、打印机、扫描仪等智能设备，是运用新型管理模式的主要前提，也是信息化档案管理工作的主要载体，是创新档案管理必不可少的设施，除此之外，还需要对工作区域进行合理的划分，建立单独的阅读室、档案室、管理办公室等。对于软件设施就是相关的管理系统，由于档案人员不具备信息技术能力，所以只能向外进行引进管理系统，并且需要定期的维护和更新，紧跟时代发展的脚步，不断提升档案管理质量。
总结：
档案管理是一项极其重要的工作，对个人对机关事业单位有着重要的影响，是社会长期实践的记录形式，也是对社会发展、政治工作的真实放映，前人栽树后人乘凉，而档案就是前人历经无数心血的结晶，具有一定的学习价值，可以很好的推动后来人学习进步，而档案管理是档案的有效保障，其管理质量至关重要，相关的管理人员要对档案管理工作展开思考，利用现代信息技术对档案管理工作践行提升，从而有效的提高档案管理的工作质量。
参考文献：
[1]符诗晗.档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务，2021（10）：103+190.
[2]赵津华.档案信息化建设与档案管理的思考[J].兰台内外，2021（10）：13-15.
[3]李永萍.关于机关档案工作的几点思考[J].内蒙古水利，2020（11）：71-72.
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