大数据视域下事业单位档案管理的优化路径研究
康乐
摘要：档案管理是我国事业单位最基础、最重要的工作任务之一，贯穿于事业单位业务体系之中。随着大数据时代的到来，传统档案管理模式已不适应社会发展的需求，对事业单位档案管理进行优化是信息技术发展的题中之义和必然要求。同时大数据对于事业单位档案管理的作用不言而喻。基于对事业单位档案管理的SWOT分析有利于深入了解事业单位档案管理并得出有针对性的优化路径。大数据视域下，优化事业单位档案管理的路径必须加强对档案管理的重视、建立健全档案管理机制、提高档案管理人员的专业素质。
关键词：大数据;事业单位;档案管理;路径
档案管理是国家档案事业最基本的组成部分，亦是我国事业单位最基础的管理工作之一，其水平直接關乎事业单位发展的持续性与稳定性。随着互联网的迅猛发展，包括大数据、云计算、区块链在内的各类信息技术都取得了翻天覆地的进步，各行各业均与大数据等信息技术产生了一定程度的结合，事业单位的档案管理工作亦不例外。这恰好为破解事业单位档案管理面临的困境，以及优化路径提供了思路。新时期，高度重视事业单位档案管理，以全新的视角创新事业单位档案管理路径，本质上是我国社会发展的根本需求，是推动国家发展、社会进步的关键举措。
一、大数据视域与事业单位档案管理概述
（一）大数据与事业单位档案管理
1.大数据
数据已经渗透到当今每一个行业和业务职能领域，成为重要的生产因素。最早提出“大数据”时代到来的是全球知名咨询公司麦肯锡。对于“大数据”，麦肯锡全球研究所给出的定义是：“一种规模大到在获取、储存、管理、管理、分析方面大大超出了传统数据库软件工具能力范围的数据集合，具有海量的数据规模、快速的数据流转、多样的数据类型和价值密度低四大特征。”[1]随着云时代的来临，作为高科技时代产物的大数据吸引了越来越多的关注，应用到社会各个领域并越来越彰显其优势。
2.事业单位档案管理
我国事业单位的档案管理始于上世纪70年代，在数十年的发展实践中形成了相对完善的管理机制，积累了丰富的实践经验。
事业单位是我国经济社会发展中非常重要的组成部分，是推动社会发展的重要力量，而档案管理则是事业单位高质量发展的基础支撑。作为事业单位最基础、最重要的工作任务之一，档案管理工作贯穿于整个事业单位业务体系当中。“事业单位中档案管理工作能否有序地开展，对于事业单位发展、社会经济稳定，都有着非常重要的作用。只有不断地提升档案 管理水平，才能够确保事业单位实现顺利、稳定的发展。”[2]
（二）大数据建之于事业单位档案管理的重要意义
1.降低事业单位档案管理成本
传统的档案管理需要使用纸张保管，尽管每张纸的成本很小，但大量使用纸质档案仍然带来两大问题，首先是因为纸张用量巨大而导致成本上升，其次是因为纸质档案的保存占据存储空间巨大也会增加成本。然而在大数据时代，数据存储借助各种移动介质以及网络空间，不仅使档案管理成本就显著下降，而且因占用空间小带来消耗的空间成本大幅降低。尤其是在当前一些移动介质已经能够进行批量化生产和一台服务器的储存空间也非常大的前提下，前期不需要进行大量投资，过程中很少使用甚至不使用纸张，在纸张方面的成本也大大下降。因此，在大数据的支持下，建立数字档案能够为事业单位降低档案管理成本。
2.保证事业单位档案保存质量
在大数据时代之前，我国事业单位的档案以纸质保存方法为主，部分采用数字档案。这种保存方法的安全风险系数较高，特别是纸质的档案容易受风化破损等影响而出现纸张老化，这种情况很难对纸张进行修复。另外，档案的特殊性质决定其不可以任意复制更改。数字档案尽管存储在硬盘、U盘等空间，但依旧不可避免如移动存储介质空间较小的问题，有时也容易因为格式化等问题导致数据损坏、丢失等情况。不过在大数据时代，云储存很好地解决了这个问题，云存储使用安全性能很高的专用服务器，档案的保存时间无限延长，充分保证了档案的保存质量。
3.提高事业单位档案利用效率
在过去很长一段时间里，我国档案的主要管理方式采用纸质档案管理方法。尽管纸质档案是对信息的原始的精准记录，但是随着事业单位的发展，档案数量激增，这种方法使档案的整理和档案的查询难度加大，不仅浪费大量的时间，不利于工作的开展，还会影响生产力的提升。而在大数据时代，利用大数据分析等技术手段，档案信息的录入、管理、分类、整理查询都变得方便快捷，流程大部分都是自动化，准确率很高。信息资源的纵向及横向连接，进一步增强了档案信息分析的深度及广度，大大提高了档案资源的管理与利用效率。
二、事业单位档案管理SWOT分析
SWOT分析应用广泛，是人们最熟悉的战略分析工具。它通过运用系统分析思维，使研究特定对象的资源、能力与外部环境达成战略性匹配。SWOT分析能让研究对象聚焦内部优势、利用外部机会，规避内部劣势、抵消外部威胁，在自身“能够做的”和“可能做的”之间进行矩阵分析，以制定适宜自身的发展战略和对策。[3]运用SWOT分析事业单位档案管理，有利于聚焦当前事业单位档案管理中的问题，提出有针对性的优化路径。
（一）事业单位档案管理的优势分析（strengths）
首先，我国事业单位的档案管理经过数十年的历史发展过程，在此实践过程中积累了丰富的经验，为将来的档案管理提供了经验积淀。其次，从客观的角度出发，我国事业单位档案资源是文化、教育等事业发展的基础，各类档案不仅记载着人事信息、科研信息等，更记录着我国社会发展中产生的各种信息资源，是社会发展的重要信息载体。档案资源的应用与事业单位档案管理工作的开展关乎我国社会主义事业的健康、稳定、长远发展。
（二）事业单位档案管理的劣势分析（weaknesses）
事业单位在过去很长一段时间内主要采用传统的纸质档案管理方法。然而，随着社会发展发展，我国事业单位内各项事务日益增多，事业单位发展过程中产生出大量的重要信息资源需要被归档管理。这种情况下，传统档案管理方法的弊端逐渐突显，无法满足社会及事业单位自身发展的需要。
（三）事业单位档案管理的机遇分析（opportunities）
1.大数据技术的发展为档案管理提供技术支撑
大数据技术自产生之日起，就迅速渗透到社会的各个领域。现在无论是事业层面还是企业或者个人都离不开大数据技术的支持。大数据技术的应用普遍以后，档案管理工作也在大数据技术的支持下实现了云计算、跨界存储，并能够进行深入数据挖掘等工作，以大数据为基础的云计算，为档案管理工作的效率提升提供了技术支撑。特别是近几年，大数据、云计算、区块链等技术的创新发展，使政府部门积极推进网上政务服务，大量的政务活动记录保存在云端的各类政务信息系统当中，更加方便利用和数据共享。这些活动记录的形式多样，早已不是传统的仅以数据的形式存在。可以说，信息技术的飞速发展已完全颠覆了传统的档案形成形式与管理理念。
2.事业单位的发展为档案管理提供内在需要
从微观的角度出发，事业单位的高质量发展为档案管理提供了内在需要，“进一步加强事业单位档案管理工作，是实现一个组织或机构各项事业长效运营的基础。”[4]一方面，事业单位是我国国家机构的重要组成，因此，事业单位各项工作事务的开展与国家利益、人民群众的利益息息相关。做好事业单位档案管理尤其是对于事业单位的人事档案管理、科研档案管理等等，是确保事业单位发展的基础保障。另一方面，事业单位发展需要档案资源提供信息支撑，各个单位之间的人员流动、事务对接、资源互换等都需要档案管理。因此，做好事业单位档案管理工作，是保证事业单位各项事务开展的基石。
（四）事业单位档案管理面临的威胁（threats）
1.对档案管理工作重视不足
事业单位中普遍存在不重视档案管理工作的情况，并且这种意识上的欠缺，在档案管理工作中具备相对比较明显的针对性。在这种情况下，很容易导致相关工作人员的工作态度消极、工作质量和效率低下。从当前事业单位中开展的档案管理工作情况来看，虽然在事业单位从业的人员专业知识、文化水平等方面都相对较强，但是大部分人员在管理能力上都存在一定的不足。[5]当前我国事业单位正处于比较关键的转型期，而档案管理工作的薪资情况并不具有一定的诱惑力，在事业单位中也不是重要的岗位。因此很多从事档案管理的人员工作意识比较薄弱，严重影响了档案管理工作的有效开展。
2.档案管理机制不完善
档案管理是一项系统化、复杂化的工作，必须要严格执行相应的工作程序，遵守相应的规章制度，然而从事业单位档案管理现状来看，部分事业单位缺乏完善的档案管理机制以及规范的工作程序，导致档案管理人员在实际工作中缺乏相应的参考依据，随意性较强。[6]部分事业单位虽然档案管理相关机制建设比较完善，但执行力度不足，在实际工作过程中缺乏有效的监管，违规操作，未能按照规章制度办事，出现问题相互推诿，严重降低了事业单位档案管理效率。
3.档案管理人员专业素养不足
由于历史原因，档案部门和档案工作受重视程度相对于中心工作获得的关注度和重视程度不高，对档案工作人员准入标准不高，档案人员缺少专业技术理论，对档案工作重要意义认识不足、对档案管理的相关业务标准和业务技能掌握不牢、业务能力不强。特别是在档案信息化工作方面，缺乏既精通信息技术又熟悉档案业务的专业人才，造成现有档案管理人员对于现代新技术的适应与接受能力较弱，使得现代化档案开发、收集、管理等工作推进缺乏必要的人力与人才支撑。
三、大数据视域下事业单位档案管理的优化路径
（一）加强对档案管理的重视
第一，要转变事业单位领导对于档案管理工作的观念。正确认识档案管理工作的必要性与重要性，提高档案管理的效率和水平，充分挖掘利用档案资料，为事业单位各项业务的开展、人员调动、岗位调整以及其他决策提供重要参考，对强化事业单位的公共服务能力具有重要作用。只有事业单位领导高度重视档案管理工作，才能带动事业单位内部自上而下对档案管理工作给予足够的重视。第二，要提高档案管理工作人员的思想认识水平。正确认识档案管理的重要性，积极学习先进的档案管理理念并落实到实际工作中，全面提升档案管理水平。严格重视本职工作，摒弃得过且过、敷衍了事的心态，保持积极的工作态度。
（二）建立健全档案管理机制
新时期事业单位档案管理工作的开展需要建立建全档案管理机制，构建促进事业单位档案管理标准化与规范化的管理机制，健全档案管理办法，进而促进档案管理工作的规范化、科学化、标准化、现代化。第一，事业单位档案管理要建立统一的工作标准，把档案管理工作落实到每一位管理成员身上，使单位内部的档案管理工作实现人人参与、人人维护。对于已经建立起的档案数字化平台，要进一步加快档案数字化安全系统的建设。在档案数字化系统上增设密码保护机制、信息防盗系统、系统登录验证功能等，保证档案管理的系统平台安全、可靠。第二，事业单位档案管理要加大监管力度，完善的制度只有落实在实际工作中才能充分发挥作用，否则只能浮于表面，流于形式，难以起到实质性的作用。[7]对此，事业单位内部要加强监管力度，监管与审核档案管理工作的各个环节，确保档案管理人员严格遵守相关规章制度。
（三）提高档案管理人员的专业素质
事业单位要重视档案管理人员专业素质的培养，打造一支素质过硬的管理队伍。第一，要在内部建立完善的培训体系，为档案管理工作人员提供必要的培训平台和机会，使其接受专业化的培训，从而提升专业知识技能。同时事业单位要建立相应的激励机制，鼓励档案管理人员自主学习深造和提高自身业务能力，对取得相应资质的人员给予一定的奖励。第二，事业单位要重视档案管理团队建设，积极从外部吸纳新鲜血液，通过引进高校档案管理专业的毕业生来扩充档案管理人才队伍，为实现档案管理现代化创造条件。
参考文献
[1]中国大数据：http：//www.thebigdata.cn/html/c3/14416.html.
[2]李英.新时期事业单位档案管理工作的策略[J].科技经济导刊，2021，29（16）：247.
[3]周巧生.重庆抗战文化资源在对台工作中发挥优势作用的对策---基于SWOT的分析[J].重庆社会主义学院学报，2016（03）：83-88.
[4]谷莉.事业单位档案管理的现状及有效措施.黑龙江档案[J].2021（03）：218.
[5]孙佳.新时期事业单位档案管理工作的创新及优化研究[J].现代经济信息，2020（07）：26+28.
[6]张亚玲.关于事業单位档案管理中存在的问题分析及对策探讨[J].数字化用户，2017（32）：175.
[7]刘美莲.浅谈事业单位档案管理工作中存在的问题及解决对策[J].科教导刊：电子版，2014（05）：20.
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[9]李莉.大数据背景下档案管理信息安全问题及对策[J].科技经济导刊，2021，29（22）：196-197.
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[11]柳江.如何加强基层单位的档案管理[J].现代农村科技，2021（09）：103.
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