档案管理制度细则重要性【五篇】
《档案管理》创办于1983年，是由河南省档案局主管、主办的学术期刊。 据2020年第02期《档案管理》期刊内页显示，《档案管理》有专家组成员14人、初审专家1人、顾问1人 ，编辑部有责任编辑1人。 据2020年5月2日中国知网显示，《档案管理， 以下是为大家整理的关于档案管理制度细则重要性5篇 , 供大家参考选择。
档案管理制度细则重要性5篇
【篇一】档案管理制度细则重要性
********
**字〔2012〕25号
关于印发《****
档案管理制度汇编》（修订）的通知
各部门（所）：
《*****档案管理制度汇编》（修订）业经公司研究同意，现印发给你们，请认真遵照执行。
本管理制度汇编已包含2012年1月5日颁发的《装饰工程档案管理办法》。该办法中的《项目档案报审表》（编号CB-05-1至CB-05-4）取代程序文件中的《竣工工程资料归档记录表》（编号：CB-05）。各部门移交工程、设计、软装项目档案使用CB-05-1至CB-05-3这三种表格，各部门移交工程、设计、软装以外的各类档案，使用CB-05-4表格。如该办法与本汇编有冲突之处，以本汇编为准。
同时，2000年8月颁发的《********有限公装饰公司档案管理制度汇编》即日起废止。
特此通知。
二〇一二年七月十六日
*********
档案管理制度汇编（修订）
一、总则
（一） 为加强本公司档案工作业务建设，实现档案工作制度化、规化、科学化，更有效地为公司管理工作服务，根据《企业档案工作规》（DA/T 42-2009）及《市执行实施细则》，结合公司实际情况，制定本办法。
（二）本公司的档案是完整地、系统地反映本公司各项工作和经营活动的真实记录，是考查和研究公司历史的重要依据。各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、设备、基建、科研、文书、声像、人员、会计、实物档案等均须由公司综合档案室集中统一管理，不得分散保存，以维护公司档案的完整与安全。
二、档案及其职责
（一） 本公司设置综合档案室，配备专职档案人员，归口由公司综合部管理。由主管综合部工作的公司领导分管，日常工作由综合部负责人领导。业务上接受越秀地产档案管理部门的监督和指导。
（二）公司档案室的基本职责：
1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。
2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和计划等。
3、在统一领导、分级管理的原则下，根据本专业的管理要求，对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。
4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。
5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。
三、各部门设立兼职档案员，其主要职责是：
1、认真执行本公司档案工作的规章制度，主动向综合档案室反映档案工作情况，积极配合其开展工作，并接受综合档案室的监督、指导和检查。
2、根据本公司《各部门归档围明细表》，负责做好本部门档案材料的收集整理工作，并在规定期限向综合档案室移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。
3、配合公司综合档案室做好档案的鉴定、销毁工作。
三、档案的接收与整理
（一） 建立、健全归档制度。凡在本公司工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括0装饰工程、1设备仪器、2基建、3科研、4、文书档案、5声像档案、6人员档案、7会计档案、8实物档案），应定期交档案室归档。
（二） 档案综合管理围及归档时间：
1、装饰工程，是反映本公司承包装饰工程的真实记录，包括工程、设计、软装，是本公司档案的重要组成部分。
（1）委托书、主合同、投标文件、接洽记录等文件，在主合同签订后一个月，完成归档。
（2）软装、施工项目在工程竣工后三个月归档。设计项目，图纸提交完毕后两个月归档。在该规定的时间未完成的经济性文件、项目核算表及项目竣工后与业主、施工单位的往来文件，在文件完成后一个月归档。
2、设备仪器类，包括在全公司围使用的，具有参考价值的设备说明书、图纸、合格证、保修卡、安装证明等成套材料（每种型号设备只归档一套材料）。由主管部门积累、预立卷，在设备投入使用后3个月交公司档案室整理、归档。
3、基建档案，指本公司自有物业产生的工程项目（含办公场地装修、改造等工程）从立项至竣工所形成的文字、图表材料。工程部在项目竣工验收后收集、整理、立卷，并在工程竣工验收后3个月交公司档案室归档。
4、科研类，是指承接集团科研项目的记录文件。研究课题在鉴定验收后两个月归档。暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月归档。
5、文书档案,包括公司上级下发的、公司部各部门在各项工作中形成的、具有保存价值的文字材料。属本公司发文的，经办公自动化流程办结后，由发文部门勤将两份纸质正文连同公司领导签名的呈批表一起及时送综合部归档；属外单位来文的，综合部收到后呈领导审批，通过电脑扫描进入办公自动化流程，办结后归档；属于只能采用纸介质方式流转的文件材料，由综合部办结后归档。档案室每年将上一年的文件以件为单位按《归档文件整理规则》分类、排列、编号、装订、编目、入库。
6、声像档案，各部门在工作中形成的，以电子文档、感光材料、磁性材料或其他合成材料等非纸质材料为载体的具有保存价值的档案，应于声像材料形成后一个月，交公司档案室归档。
7、人员档案类, 特指已故人员档案，是指本公司已故,与本公司签订劳动合同的在编人员的人事档案。由主管部门于该职员去世3个月后交公司档案室归档。因人事档案不属于综合档室案管理围，不存放综合档案室。由综合部按人事档案的相关要求进行独立管理和保密。
8、会计档案，包含本公司财务部形成的会计报表、账薄、凭证、工资册等会计资料。会计年度终了，由主管部门立卷归档，并于档案产生之后的第三年向公司档案室移交。
9、实物档案，指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的与本公司有关的，对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。应归档的实物自形成后的三个月由主办部门向公司档案室移交，由于特殊原因，实物档案不能存放到档案室保存的，应先由档案管理部门拍照登记，标明存放地点，再按规定存放。
（三）本公司形成的全部档案为一个全宗。全宗的档案，按门类分成九大类进行整理。分类应保持前后一致，不能随意变动。
四、档案的保管与统计
（一）公司档案室必须设置专用档案库房。库房应坚固，有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防水淹等设施。要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。
【篇二】档案管理制度细则重要性
《公司档案管理制度细则》
2018/7/21 周科荣老师
为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。
一、总则
（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。
（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。
（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。
二、档案部门设置及其职责
（一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为：
1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。
2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。
3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。
4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。
（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：
1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检查。
2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。
三、档案接收与整理
(一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面：
1、行政部：
A、公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；
B、与总部及其他单位往来发文；
C、行政管理方面，包括：
1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等；
2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复的记录等；
2、人资部：
人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。
3、企划部：
A、公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；
B、媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；
C、年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；
D、市场调研方案、搜集的客户资料等。
4、仓管部：
仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容。
5、客服部：
主要包括客户档案、工程保修、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录 。
6、装备部、工艺部、数字部：
主要包括效果图、施工图、项目报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表、部门会议纪要、车间上工排班表、原材料及成品登记表、日常工作日志、新产品研发数据等。
其中数字部机房重要文件备份、集成软件开发源代码等。
7、财务部：
主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等
8、市场部：
有关营销促销活动方案、客户资料、市场调研资料、与客户签订的协议等。
以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知总经理办公室，以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。
（二）归档文件的等级划分及保管期限
需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：
（三）档案编号方法
1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。
2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为：
行政部：XZ 人资部：RZ 客服部：KF 装备部：ZB 工艺部：GY
数字部：SZ 市场部：SC 财务部：CW 企划部：QH 仓管部：CG
3、工程项目命名。以上七部门（主要是装备部、工艺部、数字部、客服部四部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，
以中国人民抗日战争纪念馆反法西斯胜利70周年项目为例，其项目大类编号为：201506（日期）-KZG（馆方中文缩写头字母）-FF70（项目简称头字母）-#（文件编号）。
4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。
以财务部为例： 编制方法：201603-CW01-XXX（2014年6月份财务报表）其中201601为日期，CW为财务部编号，01为财务部制定的代表财务报表的内容（02为财务凭证等等类推），XXX为其他编号。
（四）归档方法及要求
1、归档文件材料必须完整，层次分明，符合其形成规律，能够准确反映公司生产经营各项活动的真实内容和历史进程。
2、涉及项目工程的，应将档案材料归入同一案卷中；不涉及项目工程的，先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成的年度（跨年度的规划计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度）。
3、按要求填写卷内目录、备考表等表格，拟写案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。案卷封面要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写。
4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊，对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。
四、归档流程
（一）归档时间。
各部门不涉及工程项目的材料，应根据材料性质不同进行整理。
凡材料每月整理的（一般为行政部、人资部、企划部、市场部及装备部、工艺部、数字部、客服部日常管理的材料），应在每月底之前首先整理归档；
凡材料按季度或年度整理的，应在下一季度或下一年度一周内首先进行归档。归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。
各部门涉及项目工程的材料，应在工程全部竣工后一周内进行首先归档，各部门首先归档后应将同一项目的归档材料统一移交总经理办公室，归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。
（二）档案移交。
各部门不涉及项目工程的归档材料在部门首先归档后一周内经部门主管签字后移交总经理办公室；涉及项目工程的，各部门首先归档后，由部门主管签字并统一交客服部整理，客服部应在收到各部门材料后一周内经部门主管签字后将档案材料移交总经理办公室。档案经总经理办公室主管人员验收合格后，填写《档案移交清单》，双方履行签字手续，办理移交。
根据公司目前的经营状况及要求，财务档案由财务部按照本实施细则自行妥善保管，暂时不移交档案室。
五、档案保管与统计
（一）公司设置专用档案库，具有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理。
（二）建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。
六、档案借阅管理
（一）总经理办公室根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编各种参考资料，积极主动开展档案利用工作。
（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的重要程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。
1、借阅资料为普通文件的，借阅时间不超过一周，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅普通文件的，需填写调档单，经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后方可借阅。
2、借阅资料为重要文件的，借阅时间不超过三个工作日，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅重要文件的，需填写调档单，经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后方可借阅。
3、借阅资料为秘密文件的，借阅时间不得超过一个工作日，原则上不得带出总经理办公室。借阅秘密文件的，需填写调档单，经本部门主管、总经理办公室主管人员及总经理签字审批后方可借阅。
（三）借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印档案。
（四）调阅重要及秘密档案只可在总经理办公室调阅复印件或者扫描件。借阅人员必须严格保密，不得泄漏资料内容，不得遗失。借阅后需按时归还，如需延长借阅的，必须通知总经理办公室主管人员，并另行办理借阅手续。
七、档案鉴定、移交、销毁
（一）根据不同档案材料的分级及保管期限，结合实际情况，总经理办公室统计档案库内各档案的情况表。
（二）定期对于已到期的档案进行鉴定，鉴定工作在总经理或总经理助理的统一领导和主持下，由总经理办公室和与所鉴定档案相关的业务部门组成鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。
（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。档案销毁时，必须有两人在场负责销毁，并在销毁清单上签字。销毁清册由总经理办公室永久保存。
八、档案保密
（一）总经理办公室主管人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。
（二）不准向无关人员提供或泄漏档案内容；不准通过电话、电子邮件、普通邮件等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。
（三）档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人进入档案库。
（四）集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案，不得做他用。
（五）发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导，当事者要及时出具书面报告。对违反保密规定、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。
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【篇三】档案管理制度细则重要性
《公司档案管理制度细则》
为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。
一、总则
（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。
（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。
（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。
二、档案部门设置及其职责
（一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为：
1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。
2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。
3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。
4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。
（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：
1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检查。
2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。
三、档案接收与整理
(一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面：
1、行政部：
A、公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；
B、与总部及其他单位往来发文；
C、行政管理方面，包括：
1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等；
2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复的记录等；
2、人资部：
人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。
3、企划部：
A、公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；
B、媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；
C、年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；
D、市场调研方案、搜集的客户资料等。
4、仓管部：
仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容。
5、客服部：
主要包括客户档案、工程保修、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录 。
6、装备部、工艺部、数字部：
主要包括效果图、施工图、项目报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表、部门会议纪要、车间上工排班表、原材料及成品登记表、日常工作日志、新产品研发数据等。
其中数字部机房重要文件备份、集成软件开发源代码等。
7、财务部：
主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等
8、市场部：
有关营销促销活动方案、客户资料、市场调研资料、与客户签订的协议等。
以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知总经理办公室，以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。
（二）归档文件的等级划分及保管期限
需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：
（三）档案编号方法
1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。
2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为：
行政部：XZ 人资部：RZ 客服部：KF 装备部：ZB 工艺部：GY
数字部：SZ 市场部：SC 财务部：CW 企划部：QH 仓管部：CG
3、工程项目命名。以上七部门（主要是装备部、工艺部、数字部、客服部四部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，
以中国人民抗日战争纪念馆反法西斯胜利70周年项目为例，其项目大类编号为：201506（日期）-KZG（馆方中文缩写头字母）-FF70（项目简称头字母）-#（文件编号）。
4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。
以财务部为例： 编制方法：201603-CW01-XXX（2014年6月份财务报表）其中201601为日期，CW为财务部编号，01为财务部制定的代表财务报表的内容（02为财务凭证等等类推），XXX为其他编号。
（四）归档方法及要求
1、归档文件材料必须完整，层次分明，符合其形成规律，能够准确反映公司生产经营各项活动的真实内容和历史进程。
2、涉及项目工程的，应将档案材料归入同一案卷中；不涉及项目工程的，先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成的年度（跨年度的规划计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度）。
3、按要求填写卷内目录、备考表等表格，拟写案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。案卷封面要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写。
4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊，对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。
四、归档流程
（一）归档时间。
各部门不涉及工程项目的材料，应根据材料性质不同进行整理。
凡材料每月整理的（一般为行政部、人资部、企划部、市场部及装备部、工艺部、数字部、客服部日常管理的材料），应在每月底之前首先整理归档；
凡材料按季度或年度整理的，应在下一季度或下一年度一周内首先进行归档。归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。
各部门涉及项目工程的材料，应在工程全部竣工后一周内进行首先归档，各部门首先归档后应将同一项目的归档材料统一移交总经理办公室，归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。
（二）档案移交。
各部门不涉及项目工程的归档材料在部门首先归档后一周内经部门主管签字后移交总经理办公室；涉及项目工程的，各部门首先归档后，由部门主管签字并统一交客服部整理，客服部应在收到各部门材料后一周内经部门主管签字后将档案材料移交总经理办公室。档案经总经理办公室主管人员验收合格后，填写《档案移交清单》，双方履行签字手续，办理移交。
根据公司目前的经营状况及要求，财务档案由财务部按照本实施细则自行妥善保管，暂时不移交档案室。
五、档案保管与统计
（一）公司设置专用档案库，具有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理。
（二）建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。
六、档案借阅管理
（一）总经理办公室根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编各种参考资料，积极主动开展档案利用工作。
（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的重要程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。
1、借阅资料为普通文件的，借阅时间不超过一周，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅普通文件的，需填写调档单，经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后方可借阅。
2、借阅资料为重要文件的，借阅时间不超过三个工作日，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅重要文件的，需填写调档单，经本部门主管及总经理办公室主管人员签字审批后方可借阅。
3、借阅资料为秘密文件的，借阅时间不得超过一个工作日，原则上不得带出总经理办公室。借阅秘密文件的，需填写调档单，经本部门主管、总经理办公室主管人员及总经理签字审批后方可借阅。
（三）借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印档案。
（四）调阅重要及秘密档案只可在总经理办公室调阅复印件或者扫描件。借阅人员必须严格保密，不得泄漏资料内容，不得遗失。借阅后需按时归还，如需延长借阅的，必须通知总经理办公室主管人员，并另行办理借阅手续。
七、档案鉴定、移交、销毁
（一）根据不同档案材料的分级及保管期限，结合实际情况，总经理办公室统计档案库内各档案的情况表。
（二）定期对于已到期的档案进行鉴定，鉴定工作在总经理或总经理助理的统一领导和主持下，由总经理办公室和与所鉴定档案相关的业务部门组成鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。
（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。档案销毁时，必须有两人在场负责销毁，并在销毁清单上签字。销毁清册由总经理办公室永久保存。
八、档案保密
（一）总经理办公室主管人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。
（二）不准向无关人员提供或泄漏档案内容；不准通过电话、电子邮件、普通邮件等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。
（三）档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人进入档案库。
（四）集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案，不得做他用。
（五）发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导，当事者要及时出具书面报告。对违反保密规定、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。
【篇四】档案管理制度细则重要性
档案管理制度
为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为单位工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合本局档案工作的实际，制定本制度。
一、档案立卷归档制度
为了使本局的立卷归档工作顺利进行，完整地保存本单位在各项公务活动中形成的文件材料，供领导工作决策和各项工作服务，特制订本制度。
1、凡是在本局日常工作及重大公务活动中直接形成的应当归档并具有保存、查考价值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载，均应归档。
2、本局领导和各科室承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料，及时主动地交档案管理人员立卷归档，集中管理，任何科室和个人不得据为已有。
3、文件归档范围，按恩阳区史志档局的有关规定收集。
4、局各科室按指定的兼职档案人员，负责本科室在工作中形成的档案，做好收集、整理工作，并按规定时间造好移交清册，签字验收，移交局档案科。
5、局档案科按照档案归档范围要求，负责收集全部应归档文件、基建、声像等材料。
6、局财务档案、执法档案、人事档案应按相关规定立卷归档，之外的文书档案按恩阳区史志档局的有关规定移交档案科管理。
7、局机关各科室文书档案隔半年向档案科移交一次。
二、档案库房管理制度
1、档案库房是存入各类档案的重地，库房钥匙由专人保管，非档案室人员不得入内。
2、库房要坚固，有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施，并采取必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。
3、库房内要保持适应的温度和湿度。根据季节不同气候变化加强管理，做好每日的温、湿度记录。
4、库房内经常保持整齐、整洁，每天下班前要认真检查库房，关好门窗，注意电源，清理废纸等易燃物品。在库房内严禁吸烟，确保库房安全。
5、库房内档案分类存放，排列要整齐有序，编制橱箱号码和存放案卷示意图，便于查找。禁止在库房内存放个人物品或堆放杂物。
6、要定期进行库藏档案的清理校对工作，做到帐、物相符。对破损、变质的档案要及时进行修补复制。库藏档案因移交、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。
7、应配备专用的文件柜，规范存放归档文件。保管档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备；环境温度选定在17℃—20℃，相对湿度选定在35%—45%。
8、档案管理人员调动工作时，应在离职前办好档案库房的交接手续。
三、档案查阅利用制度
1、本单位档案供本单位各科室查阅利用，查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写“借阅登记表”。查阅党组会议记录须注明借阅用途，并经党组主要负责人批准。
2、外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信，经分管领导审批后，予以查阅。
3、查阅档案，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出综合档案室。
4、严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。
5、查阅档案和需复印（部分或全部）档案材料的，应在借阅登记表上注明，并经审批后登记备案。
6、要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，如发现有上述情况者，按《档案法》规定进行必要处理。
四、档案保密制度
1、档案管理员要增强保密观念，严格遵守国家《档案法》和《保密法》所规定的保密纪律，不得泄露所藏档案的内容，不准出卖、盗窃档案机密，违者按情节依法惩处。
2、定有密级文件、资料，统一由专人收拆登记，发送时应通过机要渠道，不得以普通邮件寄发。
3、已归档的机密、秘密文件、资料，只限于直接需要的部门和人员使用，查阅时须经分管领导批准。
4、各科室暂时保存的机密、秘密文件、资料，应妥善保管，不要让外来人员随便翻阅，用后立即归档。
5、对定有密级的文件、资料，未经密级审批单位批准，一般不准翻印和摘抄。摘抄保密文件、资料的工作笔记本，调离工作时收回注销。
6、不得擅自扩大文件、资料的阅读范围，确因工作需要携带秘密以上文件、资料外出，须经领导批准。
7、不归档的秘密及内部（重复或多印）文件、资料，均应登记造册，经主管领导批准，按规定统一销毁，不准擅自处理和当废纸出售。
8、严格注意口头保密，做到守口如瓶，执行保密纪律，在公共场所、投稿、通讯、通电中，不得泄漏及涉及机密事项，必须遵守档案保密制度，不得泄露所接触档案内容。
9、定期组织或结合安全保卫工作，进行保密教育和保密检查。
五、档案鉴定和销毁
为了全面地考察室藏档案的价值，确保室藏档案的质量，定期对一些已到保管期限的档案材料进行重新审定，方便档案的管理和利用，特制定本制度：
1、室藏档案的鉴定应坚持全面的、历史的、发展的观点，严肃而认真地去复审和制定每一件档案的价值，不得带有随意性。
2、室藏档案的鉴定工作在鉴定小组的统一组织和安排下进行，邀请被鉴定的单位有关人员参加，根据档案的保管价值，对保管期限满的档案材料及时地开展鉴定工作。
3、经鉴定，尚需留存的零散档案材料，按立卷原则，在室内继续做好组卷归档工作。对已失去利用价值和保存价值的档案材料，需销毁的，由鉴定小组提出鉴定意见，编造销毁清册，未经登记造册，不得擅自销毁档案。
4、销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，在销毁清册上签章，并将销毁情况报告鉴定小组，销毁清册应列入综合档案室全宗卷永久保存。
6、严禁任何人、任何部门擅自销毁各类室藏档案
六、档案管理员工作职责
1、热爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高工作效率，为本单位的两个文明建设服务。
2、加强与各级、各部门的联系，做好本单位需归档文件材料的收集整理工作，保证其完整、及时归档。
3、坚持原则，保守机密，严格执行档案管理制度、查阅制度和重大事项报告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故发生。
5、积极开展档案利用，及时、准确、迅速地提供各种档案，为本单位各项工作和领导决策服务。
6、做好档案统计工作和利用效果反馈记录。
7、切实做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防光、防霉、防尘、防鼠咬的“八防”工作，达到档案无丢失、无霉变、无差错。
【篇五】档案管理制度细则重要性
档案管理制度汇编
档案室管理职责...................................2
档案管理制度.....................................3
档案归档管理制度.................................4
档案查阅利用管理制度.............................5
档案鉴定销毁管理制度.............................7
档案库房管理制度.................................8
档案保密制度.....................................9
档案室管理职责
综合管理部为公司档案管理的归口部门，专门负责对公司的文书、科技、财务、人事等档案资料实行统一归档和日常管理，对各部门的档案具有监督和指导职能。其具体职责如下；
1.认真学习、宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》和上级有关档案工作的方针、政策、规章制度、接受市档案局业务指导和监督。
2.制定公司档案管理制度和发展规划，严格按照企业档案分类原则进行日常管理工作，管理好本公司档案。
3.负责对各部门的档案进行指导、监督和检查。
4.统一收集、整理、组卷、保管本公司的文书、科技、财务、人事等门类的档案；做好档案的分析、鉴定、统计及开发利用工作，为公司各项工作服务。
5.负责公司档案的库藏工作，定期进行检查，保证库藏档案的绝对安全。
6.承办公司档案的鉴定和处理，定期对档案室的档案进行鉴定、清理和销毁。
7.编制必要的检索和参考资料，健全完善保密、保管、借阅制度。
档案管理制度
1.为了规范公司档案管理工作，加强对档案管理的收集、整理，有效地保护和利用档案，为公司的发展和经营服务，特制定本制度。
2.本公司的档案，是指公司各部门以及个人在从事工作和经营管理活动中，直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料记录。
3.公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。
4.公司的档案工作实行部门收集保管，综合管理部档案室统一归档的原则。档案管理人员应尽职守责，遵守公司的保密制度，严守公司秘密，不得向无关人员泄露档案内容。
5.公司档案管理专（兼）职人员，要严格执行《档案法》和公司档案管理的各项规章制度。热爱档案工作，刻苦钻研业务，提高档案管理质量，实现档案工作的规范化，为公司安全生产和经济效益服好务。
档案归档制度
一 归档范围
1.凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2.凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
二 归档要求
1.归档的文件材料必须齐全完整，准确地反映本企业生产、经营、管理的真实活动内容和基本面貌。
2.凡归档文件材料必须原件存档。书写均应规范，杜绝圆珠笔、红钢笔、复写纸、纯蓝墨水等书写。
3.归档的文件材料由各职能部门的兼职档案员负责收集整理，经仔细核对，检查无误后向档案室移交。
三 归档时间
1.管理类的文件材料应在次年的三月底之前收集齐全，整理好后移交档案室。
3.基本建设、科研类的资料，应在基本建设项目、技术改造竣工后归档，科研成果在鉴定和审批后归档。
4.设备仪器类的资料应在设备、仪器安装竣工后，再进行试车或试运行后归档。
5.会计档案在财务部门保管两年后，再移交到档案室。
6.特殊载体档案应在各项活动结束后，移交档案室归档。
档案查阅利用制度
1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。对突出的利用效果，要简要填写《档案利用效果登记》。
2.凡借阅档案，需经主管领导批准。公司员工不得为外单位借阅或转借档案资料，若造成泄密和档案流失者将按有关规定严肃处理。
3.外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导批准后，由业务部门借出查阅，并在借阅期限内按时归还。
4.查阅利用档案，必须在阅览室内，不得带出室外，不得转借他人传阅，随意摘录和复制。
5.摘录和复制档案资料需经档案管理人员同意，摘抄时必须保持档案内容的准备性，不准随意篡改。
6.借阅人员要严守保密制度，对所有档案必须进行妥善保管，严禁涂改、勾划、拆卷，增删和抽页，对经装订、折叠的图纸资料，使用后需折叠复原归还，不得丢失、损坏或转借他人。
7.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。
8.档案管理人员一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等损坏现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。
档案鉴定销毁制度
1.档案鉴定工作，必须确定统一的鉴定原则、标准和方法，坚持“审查从细，留存从宽“原则，落实档案管理的有关规定，按照既考虑历史发展的需要，又服务现实工作的需求，进行档案鉴定工作
2.本公司档案的鉴定工作在公司档案鉴定小组领导下进行，由档案管理人员根据档案保管期限规定，及时对保管期满的档案进行鉴定，剔除失去保存价值的档案，提出销毁意见，并编制销毁清册，报档案鉴定领导小组批准，方可销毁。
3.鉴定档案必须采用直接审阅档案原件的方法，严禁只看案卷标题的间接鉴定方法。
4.档案销毁工作由档案室和建档部门人员2-3人在指定地点按销毁清单核对无误后，送往指定地点共同监销。监销者要在档案销毁清册上签字，注明销毁的方式和日期。
5.档案销毁清册由档案室作长期保存。
6.会计档案的鉴定和销毁按《会计档案管理标准》的规定执行。
档案库房管理制度
1. 认真贯彻“以防为主、防治结合”的原则，切实加强档案库房的各项安全措施。
2.档案管理人员应科学管理档案。档案柜架和归档的所有案卷都必须进行编号，并按一定次序进行系统排列。
3.定期对库藏档案进行清理核对，做到账、物相符。对破损或变质的档案，应及时进行修补和复制。
4.库房内严禁烟火，不准存放易燃易爆化学物品与私人物品，做好防盗、防火、防光、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温等工作。
5.经常保持库内整洁，作好温、湿度记录，库温控制在14℃～24℃温度、相对湿度控制在45%～60%范围。
6.档案管理人员要按设备管理制度要求做好档案设备的日常管理和维护。
7.档案管理人员离开库房时，必须关闭电源，锁好门窗，节假日前要封存库房档案。
8.档案库房是保管各种档案的重地，非档案管理人员未经许可不得擅自进入库房。
档案保密制度
1.档案管理人员必须坚决贯彻执行《保密法》和《档案法》有关规定，增强保密意识，严守保密纪律，确保档案安全。
2.凡是到档案室查阅档案者，必须严格履行档案查阅手续，档案原则不准带出档案室，确需要带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。
3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料，严禁非档案人员在档案库房滞留和翻阅档案。
4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所，不准带回家中，要及时交还档案管理部门。
5.在对外工作中，需要提供档案的，必须经综合管理部领导以及分管领导批准同意，按档案管理规定办理手续。
6.凡借（查）阅涉密档案者，必须遵守保密制度，未经许可，任何单位和个人不得私自抄录，复制档案材料和拍摄内容，更不准将档案中的保密内容泄露，违者必究。
7.档案人员要经常检查室内保密设施，关好、锁好门、窗、柜架等，做好档案安全保密工作。