档案信息化管理的优势与安全问题研究
韩婉馨
摘要：信息技术的快速发展是一把双刃剑，在给档案管理工作提供方便的同时，也带来了许多安全问题。所以，档案管理技术人员要认识到信息技术的重要性，不仅要对信息技术进行全面了解，还要考虑信息技术对档案管理工作的安全性，采取有效措施，解决档案信息管理的安全问题，从而实现档案管理的完整性、真实性、可靠性。基于此，本文详细分析了档案信息化管理的优势与安全问题。
关键词：档案信息化管理;优势;安全问题;研究
引言
在科技迅速发展的大环境下，我国各个行业得以革新发展，档案管理工作也在其中获得了进步与启发。信息技术在档案管理工作中的应用，极大地提升了工作效率，推动了管理工作的进一步发展。机关单位在过去的经营发展中所完成的工作项目，是档案管理部门的重要组成部分。档案管理一方面是对机关过去的发展历程进行记录，一方面则可以根据过去的数据及实际情况来预测单位未来的发展方向，因此档案管理工作是非常重要的。
1档案信息化管理的重要性
档案信息化管理是指将计算机技术科学合理融入到档案管理中，这样不但可以提高档案管理的技术水准，还可以减小档案存储空间、增大档案储存容量。档案信息化管理符合时代的发展需求，对企事业与国家的经济发展至关重要。
2档案信息化管理存在的问题
2.1专业化管理人才较为匮乏
为了保证档案管理工作的信息化建设水平，促进其向着现代化的方向迈进，相关单位要培育优秀专业管理人才，这样才可以将信息化管理的优势体现出来。然而，受多个方面的因素所影响，机关单位缺少专门的优秀管理人员。在具体工作的时候，档案管理人员没有充分掌握管理工作实际程序，缺少对信息化技术的广泛运用，难以运用信息化设备保障档案管理工作的顺利进行。机关单位工作人员也非常容易被传统理念所影响，出现不作为的现象，难以全面落实档案信息管理工作，这样会对机关单位的可持续发展产生不利影响[1]。
2.2档案管理人员的安全意识较弱
相关工作人员在管理档案信息时，缺乏一定的安全意识，这对档案信息化管理造成了重大影响，其主要原因是由于档案管理人员专业能力不足，并没有重视起档案信息化管理工作，在对其管理过程中经常出现操作失误、工作疏忽等现象，最终导致信息化管理工作产生档案数据不完整或者缺失等情况。与此同时，一些档案管理人员缺乏保密意识，对档案的密码与账户管理不妥善，极易发生档案密码安全等级低或泄露于外的危险情况，假如被非法分子盗取单位内部档案信息，对单位会产生一定的威胁。
2.3管理流程比较混乱
在落实档案管理工作时，单位的实际管理流程较为混乱，缺乏完善合理的标准。现阶段，虽然机关单位制定了档案信息管理流程图，但是没有得到充分的落实，导致档案信息报送工作时间较为随意。某些档案管理人员也是行政人员所兼任的，缺少专门的人员进行管控，他们的责任认知与意识有待提高，没有充分了解档案信息管理实际流程。如若档案信息没有及时分类，难以保证实际工作的科学性与规范化，就会导致档案信息管理流程比较混乱[2]。
3档案信息化管理解决策略
3.1提高档案管理人员综合素质
在档案信息化管理过程中，档案管理工作人员的综合素质会对其起到重要作用，所以机关单位要加强对有关人员的定期培训，指引他们掌握更多的知识技能。一方面，机关单位应设置完善合理的部门，实现工作人员配置的全面合理优化。对于机关单位而言，在档案信息管理过程中，某些工作缺少专门人员，是其他部门人员兼职。与此同时，有些工作人员的年龄比较大，信息素养与总体素质有待提高，导致档案信息化管理工作难以顺利进行。因此，机关单位应重视管理人员的实际配置，掌握更多的机关单位发展历程，也要确定该单位的实际发展前景，意识到档案管理工作的实际作用。另一方面，档案管理工作人员应该更新理念，不断提高服务认知。机关单位要求工作人员持证上岗，重视对他们综合素质的培育，也要提升他们的职业素养与道德认知。另外，机关单位应该实现对现有人员架构的全面优化，确定工作人员的实际工作职能与内容。
3.2增加档案管理人员的安全意识
我们要加强对档案管理人员的培训与教育，引导他们学习档案管理的相关制度与法规，培养他们树立健全的档案信息管理意识。档案管理人员在实际工作中，要不断提升档案资料的存储安全、录入安全、应用安全、共享安全以及传输安全。此外，还要强化档案信息化管理人员的计算机水平，使其能够对档案信息化软件可以规范、熟练的操作，减少因人为因素引发档案资料安全问题。档案信息化管理人员也要掌握资料加密技术，例如要保证档案信息体系密码与账户具有超高的安全等级，在传输档案资料时需采用多种加密方式，避免在档案传输过程中产生盗窃现象。在日常工作期间，还需加强对档案信息化管理的宣传工作，例如在职工大会上渗透档案信息化管理的保密法规、普及有关档案资料管理的安全方面知识等，从根本上提升广大员职工的安全意识与保密意识，进而提高档案信息化管理的安全与工作效率[3]。
3.3加深档案信息化管理认知
在档案管理的信息化建设过程中，提高相关人员对档案信息化管理的实际认知，是档案管理工作充分落实的基础条件。档案的信息化管理存在问题，主要是因为相关人员的认知不全面不深入，导致思路方面存在误区。所以，档案管理人员要意识到，加强自身工作信息化建设的重要性，逐步提高该工作的信息化水平，保障档案信息化管理工作的顺利进行，逐步提升其可靠性与高效性。一方面，有关人员应严格遵守我国有关规定，实现档案信息化管理系统的全面升级以及优化，保证信息资源开发作业的顺利进行，保证档案信息共享的合理性。另一方面，有关人员也要重视基础工作的展开，严格依照不一样的档案，明确实际要求，依照有关标准做好研究分析，重视对档案信息化管理工作质量的管控，对其不合理的標准进行修改，保证档案信息化管理的高效性。
结束语
综上所述，随着信息技术的不断发展，对档案管理的影响逐渐增大。将信息技术与档案管理相结合，可以有效提高档案信息化管理的办公效率。
参考文献
[1]邱凯.初探档案信息化管理的优势及安全问题[J].兰台内外，2019（32）：13-14.
[2]林秀清.档案信息化管理的优势及安全问题探讨[J].山西青年，2019（14）：206.
[3]郭晓滨.档案信息化管理的优势及安全问题分析[J].办公室业务，2019（08）：64.
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