高校辅导员视角下学生档案利用与服务研究
纪向宇
摘 要：学生档案是高校辅导员工作的重要参考文献，其利用需求贯穿于学生从入校到毕业的全过程。当前学生档案在利用方面主要面临着资源有限、辅导员档案利用意识薄弱，及档案利用方式单一、利用效率低下的问题。需要辅导员和档案管理部门协同优化学生档案利用服务，拓展学生档案资源内容、严格执行学生档案管理利用制度、更新学生档案的管理利用方法、提升档案利用服务品质，在强化学生档案利用的同时加强信息安全维护。
关键词：高校辅导员;学生档案;档案利用与服务
Abstract：
The student archive is an important reference for the work of college counselors， and its utilization needs run through the whole process of students from admission to graduation. At present， the use of student archives is mainly faced with the problems of limited resources， weak awareness of the use of archives by counselors， single use of archives， and low utilization efficiency. It is necessary for counselors and archives management departments to coordinate and optimize student archives utilization services， expand the content of student archives resources， strictly implement the student archives management and utilization system， update the management and utilization methods of student archives， and improve the quality of archives utilization services， strengthen the maintenance of information security while strengthening the utilization of student archives.
Keywords：
College counselor; Student archive; Archive utilization and service
高校学生档案是大学生在校活动的真实记录，可以帮助辅导员详细掌握学生基本信息、心理健康、诚信记录、社会关系、个人经历等，为辅导员针对学生个性化需求精准地开展学生工作、履行工作职责提供有力支撑。因此，收好管好用好学生档案，是辅导员提高自身工作效率和质量的重要抓手。
1 高校学生档案利用服务存在的问题
1.1 学生档案利用服务中的档案资源问题
1.1.1 学生档案管理分散，不能保证内容真实完整。在学生档案管理工作中，不管是高校采用何种管理模式，学生档案管理都涉及多元主体，存在“多头分散”管理情况。既有档案馆（室）、教务处、组织部、学工部、团委、研工部、招就处、心理健康等学生管理部门，也包括院部、学生组织等二级学院和团体。多元主体管理模式难以保障学生档案管理工作有效落实，无法确保在学生工作中形成即时、完整、真实的记录，影响后续的收集、管理工作。[1]
1.1.2 学生档案内容单一，不能有效满足工作要求。《高等学校档案管理办法》对学生类档案规定的多为学生的基本信息，高校收集管理的学生档案也多以此为依据。但在实际工作中，仅掌握学生的基本信息，远不能满足辅导员有效管理学生群体的需求。目前高校学生档案内容较为单一，没有记录学生在校参加的各项活动、心理健康和个人信用等动态发展的全过程，不能有效地发挥档案的凭证和参考价值，帮助辅导员有针对性地指导学生处理好在校学习生活等方面的具体问题。
1.2 学生档案利用服务中的利用意愿问题
1.2.1 档案利用意识淡薄，影响辅导员档案利用的主动性。多数师生对于学生档案的认识依然较为传统，认为学生档案就是封装于档案袋中的材料，需要严格保密，不能随意拆封和查阅，其中记录的都是学生的个人信息，是学生个人履历的证明，对于学生个人十分重要，多数辅导员对学生档案工作的认识依旧停留在学校要形成并保管学生档案，而不对学生档案的利用服务作更多思考。
1.2.2 档案利用方式繁琐，影响辅导员档案利用的积极性。学生档案的“多头分散”管理导致学生档案不能提供统一的服务空间和利用制度，档案利用方式也较为传统，辅导员如果想利用学生档案，只能自行向保管档案的部门咨询并在遵守各部门规定的前提下进行利用，整体利用服务效率低下。
1.3 學生档案利用服务中的服务方式问题
1.3.1 使用传统服务方式，不能提供高效利用服务。多数高校学生档案利用方式仍是以线下利用纸质档案为主。例如毕业生在应聘或升学过程中，需要提供在校期间的成绩证明，无法通过线上的途径获取成绩单，只能自行回校领取或通过信件邮寄，获取由学生处或档案馆打印并加盖公章的成绩单。[2]
2 高校学生档案利用与服务优化策略
2.1 优化思路。针对高校学生档案利用与服务过程中存在的档案资源问题、利用意愿及能力问题、档案服务方式等问题，本文认为，应当先解决基础性问题，再进行利用方法及形式的优化，即先行解决档案资源问题，提升辅导员档案利用的意愿及能力，最后优化档案资源利用服务的方式方法。
2.2 优化路径
2.2.1 丰富学生档案资源，优化档案可用内容。辅导员作为在校教职工中与学生接触最多的人，较其他人员而言能够更直接地获取学生信息，因而高校辅导员可以是学生档案的记录者、管理者、利用者。根据管理和育人的需求，需要辅导员有意识地形成和管理档案，扩充学生档案资源，丰富学生档案可用内容，为档案利用打下资源基础。[3]
丰富的学生档案资源可用于辅导员具体工作职责中：（1）在思想理论教育和价值引领中，利用记录学生行为特点和思想政治状况及其变动的档案材料，在跟踪考评学生思想政治素质的同时，对思想政治教育工作的效果进行评估，及时调整思政教育方法;（2）在党团和班级建设中，利用记录学生日常表现的档案材料，评估学生思想政治水平和日常表现，可以帮助开展学生干部遴选工作，助力班级建设;（3）在学风建设中，利用记录学生专业成绩、课堂考勤、学习状况等档案材料，实现有效对学风进行监控和干预;（4）在学生日常事务管理中，以档案为依据进行入学教育、奖助学金评选和贫困生帮扶等;（5）在心理健康教育与咨询工作中，利用记录学生心理健康情况的档案材料，关注学生心理变化;（6）在网络思想政治教育中，利用记录学生网上活动产生的数据信息，进行思想政治和网络安全教育;（7）在职业规划与就业创业指导中，利用学生档案为学生就业创业提供指导及与用人单位沟通协商等。
2.2.2 完善档案管理制度，创造良好利用环境。各高校应当结合学校实际情况，完善学生档案管理制度，从管理主体与责任、工作流程、服务规范等方面提升学生档案管理的规范化和标准化流程，创造良好利用条件和服务环境。[4]在档案管理主体上，把辅导员列入兼职档案员队伍，充分利用好辅导员的职责优势，界定包括学生管理信息系统在内的各种载体和类别的学生档案管理范围、归口管理单位，落实管理责任，确保学生档案及时形成、按时收集。
在工作流程上，明确档案在“收、管、用”各个环节的具体程序和步骤，及时和如实记录发展党员的全过程、对发展对象的每一次教育和考察，使档案工作步骤有章可循，提高学生档案管理标准化水平。
2.2.3 优化档案服务方式，提升档案服务品质。在web2.0以及办公自动化全面推行的今天，应跟进技术发布步伐，提高档案的利用效率和利用质量。学生档案的作用主要体现在参考作用和凭证作用两种。对于发挥学生档案的凭证作用，不仅要获取学生档案信息，并且要取得证实该信息真实可靠的有力证明，以助力学生评奖评优、升学就业时使用。[5]
档案利用服务信息系统是优化利用服务的现实途径，除线上利用外，还需实现线下查档预约、档案复印邮寄等功能。在系统资源建设方面，在现有学生档案的资源管理的基础上，将学生管理信息系统中的学生电子档案管理也纳入其中。也可以开发适应于各类移动终端的信息服务平台，为进一步提升利用服务的效率。
2.2.4 开展档案知识宣教，增强档案利用能力。档案意识是人们对档案和档案工作的认识，包括了对于档案重要性、利用必要性的认识以及对利用方法的认识。在档案利用服务中，档案意识的提升表现为档案利用意愿及利用能力的提升。具有充分的档案意识是辅导员能够积极主动利用档案的前提。档案知识宣传教育是提升档案意识的有效途径。[6]
首先要从学生档案与辅导员工作的实际出发，增强辅导员对学生档案重要意义的认同感，以档案知识宣教为基础，针对学生档案的特点及内容对辅导员开展档案宣教工作，有效提升辅导员的档案意识，使辅导员能够发挥主观能动作用，积极利用学生档案辅助自身工作。
其次是对辅导员开展信息技能培训，使其掌握现代化档案利用技能，达到用户能够正确使用校内信息系统、使用校内档案信息资源的目的，真正发挥学生档案信息资源的作用。
2.2.5 维护档案信息安全，保障学生合法权益。从辅导员视角出发，学生档案信息安全最主要的是内容安全，要求确保学生档案信息真实和保密。档案信息安全事关学生的前途和命运，不仅是从档案有效安全利用方面对辅导员提出的要求，同时也是出于自身工作职责层面对辅导员提出的要求。[7]
学生档案作为个人学习生活经历的有力凭证，对学生评优评先、求学求职等有重要的参考作用，维护学生档案信息的真实完整，是提供优质档案利用服务的前提条件。目前社会上个人信息泄露的事件层出不穷，不法分子根据泄露的信息，利用学生缺乏警惕意识和社会经验进行诈骗，造成严重后果和恶劣社会影响。
在学生个人档案分类细化、信息记录更加详尽的状况下，辅导员作为最了解学生个人情况、掌握大量学生信息的人，具有利用学生档案的权利，同时也有保护学生信息安全的义务，需要恪守档案利用规定，避免档案信息泄露，维护安全的档案信息环境。
参考文献：
[1]吴春阳.微时代高校学生事务微档案建设探究[J].档案管理，2020（04）：127-128.
[2]高玲俐.OA背景下高校档案集成管理研究[J].檔案与建设，2020（11）：65-66.
[3]黄晨熹.老年数字鸿沟的现状、挑战及对策[J].人民论坛，2020（29）：126-128.
[4]常华.高校学生党员档案管理探析[J].北京档案，2021（03）：37-38+40.
[5]王玉楠，李佳杰，张旭.建立“大学生成长档案”的作用、意义与方法[J].成人教育，2017，37（11）：86-88.
[6]储红琴.新时代高校学生素质考评档案建设[J].档案与建设，2020（12）：59-61.
[7]王友建.基于微信的高校学生事务档案信息系统架构与实现[J].浙江档案，2016（09）：19-21.
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