办公室文秘与档案管理的紧密型解析
陈洋
摘要：本文对办公室文秘与档案管理二者紧密型关系进行解析，并提出增强工作人员档案管理意识、践行融通工作机制等措施，希望能为促进现代办公室文秘与档案管理一体化发展提供有效建议。
关键词：办公室文秘;档案管理;紧密型
引言：
随着时代不断发展，现代化办公成为主流发展趋势，从目前办公室文秘与档案管理两种工作形式来看，档案管理服务于办公室文秘工作高效开展，同时办公室文秘为档案管理提供高质量文书档案，二者存在一定紧密型关系，基于此，如何实现办公室文秘与档案管理一体化发展是目前各相关人员需要考虑的问题。
1.办公室文秘与档案管理二者紧密型关系解析
1.1档案管理为办公室文秘工作高效开展提供基础保障
通过对现阶段企业办公室文秘工作情况调研与分析，企业后勤管理、档案管理、档案资料存储以及各种类型材料收集与整理是办公室文秘日常工作内容，将企业经营发展过程中产生的信息收集与整理起来，为企业作出重大决策、改变发展战略计划等提供有价值参考依据，加上办公室文秘需要负责协调企业内部所有部门，促使办公室文秘工作量大。基于此，通过档案管理对各种类型信息进行整理与分类，为办公室文秘工作高效开展提供极大地便利同时，也进一步延伸了文秘工作内容[1]。企业经济活动、业务等其他投资项目开展均需要做好详细记录，以档案形式将其进行存储，一方面可突显档案管理重要性，避免重要信息资源丢失情况出现;另一方面为企业管理者提供内部项目开展情况，了解与掌握项目推进进度，减轻文秘工作量同时，也积极促进工作效率提升。所以，档案管理为办公室文秘工作高效开展提供基础保障，同时文件材料鉴定、分类、编目及后期整理已成为当前企业档案管理主要工作职责之一，为企业经营发展提供高质量信息服务。
1.2办公室文秘工作质量得到保证有利于促进档案管理水平提高
协调与服务企业内部各个部门是办公室文秘核心工作职责内容，企业办公室文秘同样具有管理组织，将信息、公告及文件在内部进行发布与传阅等都属于办公室文秘日常工作。在办公室文秘工作实际开展过程中，要求文秘人员必须了解档案性质范畴，明确意识到档案管理对自身工作开展的重要性。例如，对关键性档案进行保存时，文秘人员可根据档案性质对其合理划分与整理，完成分类存放，因部分档案信息记录着企业重要机密或私密性文件资料，一旦档案信息丢失或泄露，对企业发展十分不利，要求文秘人员应具备良好的职业操作与道德品质，严格按照相关规定妥善处理内部档案。所以，办公室文秘工作质量得到保证，有利于促进档案管理水平提高，降低档案资料丢失或泄露等情况发生几率，确保企业利益不受侵犯。
1.3档案管理高质量文书档案由办公室文秘提供
企业在对部分档案进行立卷归档时，通常情况下，由办公室文秘人员为其提供一些高质量文书档案，其中企业需要作出重大决策时，办公室文秘人员可查阅档案资料为文件起草提供有价值参考依据，最大程度上保障企业决策正确性。从目前档案管理情况来看，在日常工作中需要多多听取办公室文秘部门所提出的意见和建议，使其不断完善档案管理内容，提升企业各个部门对档案信息资源利用率，了解档案信息资源使用者实际需求，以此来优化原有档案管理模式，为使用者提供针对性信息服务，促进工作效率与质量得到实质性提升。与此同时，随着时代不断发展，企业档案管理也应具备与时俱进的思想观念，灵活运用现代信息化技术，办公室文秘人员借助先进的管理手段为档案资源使用者提供高质量、精准化信息服务，实现“互联网+”档案管理模式构建，创新原有工作及服务形式，为企业档案管理现代化、数字化与智能化发展打下坚实基础。
2.促进办公室文秘与档案管理一体化发展的有效措施
2.1二者对接现存问题
企业办公室文秘与档案管理进行对接时，现存问题主要表现在以下几个方面：一是文秘人员尚未形成归档意识。办公室文秘工作就企业而言，是协调内部各个部门高效运行的有效途径，且日常工作量较大，大部分办公室文秘人员也负责档案管理岗位工作，由于文秘人员缺乏档案管理意识，在处理档案信息时，无法精准分类与鉴定档案，导致档案资料丢失或遗漏等情况高频率出现。
二是，办公自动化程度不高。受传统办公模式影响，企业引入自动化办公模式初期阶段对其文秘人员并未进行专业培训，导致文秘人员对自动化办公相关技术掌握不够熟练，如目前档案存在纸质与电子版两种形式，在管理上提升了难度，在实际管理过程中，受到新旧办公模式交替影响，造成档案出现疏漏问题。
2.2文档一体化发展有效措施
基于二者紧密型联系，为了更好地促进办公室文秘与档案管理深度融合，推进文档一体化发展，切实解决对接过程中潜在问题，需要做好以下几项工作：首先，增强工作人员档案管理意识。无论是文秘人员还是档案管理人员均需要不断增强自身档案管理意识，做好办公室文件与资料的档案管理工作，将企业经营发展过程中产生的信息资料详细记录，提升办公室文秘人员对档案管理重视程度，一来减少档案疏漏情况出现，二来为文档一体化发展打好基础[2]。
其次，提升文档一体化管理质量。从文件生成、整理再到档案管理，此过程即为文档一体化管理，现下正处于互联网时代，自动化办公理念逐渐被各类型企业重视，精准落实文档一体化管理工作，提升管理工作效率与质量，有利于确保文件资料完整性，以互联网为载体，运用信息技术建立数据档案库，实现档案信息共享，提高现代企业办公自动化水平，为档案使用者提供优质信息服务。此外，办公室文秘人员可在企业内部管理平台发布信息或公告等，省去传统办公模式层层审批环节，提升办公效率。
最后，践行融通工作机制，为确保二者有机结合，结合实际情况，精准落实融通工作机制，一方面促进档案管理工作效率提升，减少实际工作中信息差、沟通不及时等问题发生;另一方面帮助办公室文秘人员快速了解档案管理流程，有效识别与鉴定档案信息，使其更好地完成档案管理工作。
结束语：
综上所述，档案管理是办公室文秘工作高效开展的基础，办公室文秘工作范疇得以延伸，为其提供极具利用价值的信息资源，同时保证办公室文秘工作质量，也有利于提高档案管理水平，基于二者紧密型关系，促进办公室文秘与档案管理深度融合，实现文档一体化发展，充分满足现代化企业经营发展需要。
参考文献
[1]邹金坊.初探办公室文秘和档案工作的高效兼顾[J].中外企业家，2019（24）：97.
[2]赵丹.高校办公室文秘与档案管理的紧密联系浅析[J].科技创新导报，2019，16（22）：155+157.
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