依托进口提货单电子化的船代业务服务质量提升
陈慧苹
0引言
为提升通关便利性，全国多个口岸创新进口提货单方式，实施提货单电子化改革。船代企业作为提货单电子化项目的重要参与方，积极参与相关流程制定、系统建设、风险防控的调研分析，最终顺利完成相应的业务流程再造、信息系统构建等相关工作，适应口岸要求，提升了服务水平和服务质量。
1进口提货单电子化
1.1提货单电子化背景
在传统海运进口业务中，船舶抵港后，船舶代理人（以下简称“船代”）根据收货人或其代理人持有的提单等资料签发提货单，收货人或其代理人将提货单交由报关行进行报关、缴费、查验等，直到海关放行，然后凭加盖“放行章”的提货单到港区提货，最后安排拖车将货物送达最终收货人处。一般清关时间为5～7d。由于提货单是收货人或其代理人提取货物的重要凭证，关系到提货权的转移和交接，一旦出错将导致巨大的风险，因而迟迟未能实现提货单电子化。这是制约通关便利化和口岸效率提升的瓶颈。
进口提货单电子化改革，恰逢天时、地利、人和。“天时”指的是国家积极改善外贸营商环境，促进贸易便利化的国家战略对进口清关便利性的迫切要求;“地利”指的是在新技术条件下的行业发展已具备无纸化的可实现性，设备交接单（EIR）比提货单先一步完成了无纸化;“人和”则是进口相关的生态圈参与方，从货主到参与口岸物流服务的企业，对提货单电子化简化操作环节、提高办事效率的殷切期盼并达成共识。提货单无纸化改革被视为打通进口提货单证无纸化的“最后一公里”的重要举措。
1.2提货单电子化意义
提货单电子化作为各口岸提升跨境贸易便利化水平的措施之一，对社会经济发展具有积极意义和重大影响。
（1）通过协调推动进出口企业、港口企业、航运企业加快实现提货单电子化，提升换单环节效率，使得报关报检环节不再要求进出口企业向海关、检验检疫部门提交纸质提货单，简化相关操作环节，加快了整体通关速度，改善了外贸营商环境，提升了外贸企业的综合竞争力。
（2）无纸化免除了操作层面的纸面交接，实现了数据“多跑路”，有利于推进整个物流链的电子化进程，促进相关企业的数字化水平提升。
（3）客户的进口放货提箱业务办理由线下转为线上，不仅提高业务办理的效率，还降低人工操作成本，为物流企业降本增效。此外，减少纸质单证使用可减少碳排放，符合国家发展的绿色要求，有助于实现良好的环境效益和社会效益。
1.3提货单电子化工作进展
进口提货单电子化改革从试点推行到全面铺开，成效显著。截至2021年5月，全国已有上海、天津、厦门、宁波、青岛等口岸率先实现了进口提货单电子化，并已产生了积极的经济效益和社会效益。这些成功的经验将很快推广到更多的口岸，惠及更多的进口贸易企业及物流企业。
2提货单电子化口岸作业新流程
以厦门市提货单电子化项目为例，提货单电子化是厦门港提升跨境贸易便利化水平的措施之一，厦门口岸主管部门协调推动进出口企业、港口企业、航运企业加快实现提货单电子化进程。新流程涉及的相关方多，不仅有客户（收货人或其代理人）、船代、拖车、码头，还有作为厦门口岸数据中心的智慧物流平台。船代作为重要的参与方，在项目启动之初就参与到提货单电子化相关的业务流程标准、信息系统建设、安全风险防控等问题的调研工作中，并由口岸协调统一制定了厦门市提货单电子化口岸作业流程标准。
2.1口岸作业新流程
全国已推行提货单电子化的口岸作业流程基本一致。厦门市提货单电子化口岸作业流程见图1。
2.2新流程对船代的要求
提货单电子化新流程产生的提货单简称为电子提货单（EDO）。在正式启动业务再造和系统再造前，需从船代视角深入分析提货单电子化新流程对船代的4项基本要求。这是顺利完成此次口岸EDO新流程的基础工作。
（1）满足与平台及码头的技术对接要求。与平台及码头等口岸各方统一提货单以及拖车授权信息的数据项目、报文规范和发送方式，明确EDO验证码对于修改或取消的信息发送及校验逻辑的重要性，理顺智慧物流平台在流程中起到的验证作用和转发作用。区块链存证平台在电子小提单的存证应用中具有安全传输、不可篡改、过程可追溯的作用。
（2）创新船代提货单新流程，优化抵港环节。为了缩短船代进口EDO签发流程的整体时间，船代的任务是尽量让客户在船舶抵港后就可以尽早得到EDO。从图1可以看出，若要縮短船代操作节点①（客户向船代申请办理EDO）与②（船代签发正式EDO）的时间差，则必须制订面向客户的船代EDO新流程。通常，只有船舶在真正抵港后船代才能签发正式EDO给客户，因此还必须从优化船代内部环节人手。
（3）向客户推广新流程，做好前期工作。申请EDO的客户主体可能是进口收货人也可能是其代理人，因此，与客户联系签约时需要考虑客户的资质，根据客户性质区分备案客户信息，条件满足再开通客户线上操作账号，并指导其使用EDO申请功能。
（4）提供方便客户操作的线上综合应用。从对船代操作层面分析，EDO流程的目标并不仅限于将给客户的纸质小提单变成电子化数据，更深层的意义在于可以将客户向船代申请放货的时间提前，使小提单通过船代网站实现线上申请办理。对于以往传统操作模式来说，提货单签发由线下转为线上是一项重大突破，可为进口客户提供从到货查询、船代费用缴纳、EDO签发申请、授权拖车、再到拖车申请等网上在线一条龙服务。
3推进提货单电子化的实践
在EDO新流程中，船代在完成口岸下达的任务的同时，更要抓住口岸EDO新流程带来的全新发展机遇，再造进口业务流程、优化系统功能.进一步提升服务质量，让客户更加满意。
中国厦门外轮代理公司（以下简称“厦门外代”）是一家公共船舶代理企业，在当地船舶代理行业中处于领先地位。厦门外代积极应对口岸EDO新流程变革，以新流程为指导，结合业务实际，从以下3个方面着手，分阶段完成了EDO新流程下的船代进口放货服务优化转型。
3.1制订面向客户的船代EDO新流程
面向客户的船代EDO新标准流程如下：
（1）客户查询进口到货和提单信息。船代需提前做好数据准备，尽早从船舶所有人处获得EDI舱单，录入船代系统;完善进口到货查询功能，让客户更早获得进口到货信息;船代及时通过单一窗口发舱单给海关，方便客户尽早报关。
（2）客户提交EDO申请。需依据船舶所有人放货指示的要求提交相关单证;电子单证可以随附，正本的单证仍需提交至窗口。
（3）船代对EDO预审核。审核通过则转为预审核单，客户可同步报关;不通过则批注审核信息，退回客户重新提交。
（4）待船舶抵港，预审核数据转为正式EDO。签发正式EDO，同时发送EDO信息给智慧物流平台，推送客户EDO信息;船代需压缩船舶抵港后的内部操作时间，做到：尽早获得船舶实际抵港时间;自动触发‘抵港处理”设定，更新船舶实际抵港时间，标记“可放货”。
（5）客户授权拖车。船代发送授权拖车信息给智慧物流平台。
（6）拖车向船代申请EIR。船代发送EIR信息给智慧物流平台。
（7）拖车办理提箱预约，智慧物流平台分发申请到码头。智慧物流平台审核拖车资格;码头验证申请数据及提箱条件;审核通过后拖车安排港区提箱，并派送至收货人指定地。
（8）船代物权转移给智慧物流平台，完成提货单全部操作。
在梳理流程的过程中，需抓大放小，并标记出各环节的关注点，比如：环节①、环节④是关注舱单和抵港的时效性，需优化环节;环节②、环节⑤是关于网页操作，需关注客户使用的体验感，同时客服要与外部客户的问询节奏同步;环节③是既要考虑结合系统原先的纸面放货审单方式，让审单人员适应不同方式的操作，又要融合纸面与电子方式的差异，重点关注系统功能的分解与合并;而其他技术环节关注的重点是配合口岸技术方完成报文接口和区块链存证。针对关注点的不同，需有的放矢、分工合作，最后由进口部门对细化后的需求汇总，统一提出EDO项目改造方案。
3.2依据新流程细化工作，保障项目按时高效完成
（1）与口岸IT部门配合，实现技术对接。技术对接的实施部门是IT部门，对接需要理顺智慧平台在流程中的重要作用，明确区块链存证对系统的要求，在硬件上需要准备能满足区块链存证要求的设备。具体的对接工作包含：①实现在不同业务状态下，调用智慧平台接口发送提货单信息和拖车授权信息;②调用的前端还涉及EDO验证码的控制、码头网厅办理提箱状态对修改或取消EDO的验证;③加入了区块链存证技术应用后，船代还需实现在发送提货单信息及拖车授权信息的同时，将数据通过区块链技术存证，供码头在客户办理进口提箱申请时校验数据的可靠性和准确性;④当客户完成提箱办理后，船代还需将提货单转移信息录入区块链存证平台，以此表明提货单的物权已转移给智慧平台。
（2）优化进口抵港操作流程，提高抵港操作的自动化。船舶实际抵港时间是触发正式EDO签发的重要控制节点。为了缩短整个进口EDO流程完成时间，最有效的措施是从优化船代内部抵港环节处理人手。通过业务实例分析发现，加快获取船舶实际抵港时间的难度在于船务外勤岗与进口单证岗交接过程的配合。解决的方法是避免外勤人员与内勤人员在抵港交接中非必要的人工交接;使用更加智能的查询手段获取其他的代理船舶抵港时间，对满足抵港条件的船档舱单数据合并，实现一键式快捷操作处理;同时后台也配置相关应用程序实现无人值守的抵港业务舱单和放货许可操作自动处理。在分工配合上，需要业务人员与IT人员共同把关优化抵港操作流程自动化处理的正确性。
（3）开发一站式的综合服务，提升客户满意度。设计适合客户操作体验的提货单在线申请功能，通过网上提交，不仅使客户少跑腿，而且突破了之前传统的必须船舶抵港后客户才可以申请放货的限制，实现了将客户申请放货的操作时间点提前到船舶抵港前。其他进口船代业务环节都可以一并在线上一站办理。按现有操作规范，客户仍需要向进口业务办理窗口提交正本资料（正本提单、正本保函等）以便审核存档，因此提出预约办理窗口服务的解决方案，而通过开发进口放单预约小程序可以减少客户在窗口的无效等待时间，大大方便了客户。
（4）完善客户信息管理，满足管理需求。项目正式运行前，做好客户信息管理的前期准备工作，主要实施部门是班轮部进口科，法务人员予以协助。进口科直接面向客户宣讲和推广新流程，通过备案客户的资质明确客户身份（是进口收货人或是其代理人），有针对性地提供信息备案和网站开通账号指导服务;法务人员的职责是在与客户签约前提供专业的法律协助，帮助公司制订合规的客户协议;IT部负责开发更完备的客户信息系统管理功能，满足法务及档案的管理要求。
（5）推广新流程，提高提货单电子化比例。为提高提货单电子化比例，船代推广小组依据系统统计数据，对客户的业务行为进行分析，参考业务操作量，主动联系客户洽谈开通EDO业务。大多数客户都十分愿意参与EDO新流程，对此业务人员可以直接跟进，安排客户进行用户注册登记。而对于少数一些仍然对EDO流程存在顾虑的客户，推广人员应耐心解释。在整个EDO项目试点及推广的近两年，厦门外代举办多次EDO宣讲和培训活动，同时建立客户微信群，解答客户问题，指导用户操作。在业务部门的积极推广与顺利保障日常应用的同步推动下，目前提货单电子化比例持续提高。
（6）系统改造有条不紊，持续推动并顺利实施。EDO项目新流程最终体现在系统的优化改造工作中，IT技术的支持对EDO项目的顺利落地执行起到十分重要的作用。在此期间，提货单电子化相关系统改造工作在有条不紊地进行中，循序渐进完成了从理念设计、系统开发、联调测试到正式使用，再到持续关注效果反馈、良性循环改进的全过程。
3.3进口提货单电子化实施效果
厦门外代以集装箱重箱本地货签发提货单作为此次提货单电子化项目的实施范围及统计样本总量，以2020年1月至2021年4月作为项目正式运行统计时间段，EDO新流程实施后的提货单电子化占比见图2。
从图2可以看出，提货单电子化比例不断创新高，项目实施效果良好。
4結语
业务人员与IT人员在此次厦门口岸EDO作业新流程业务实践中紧密配合，勇于开拓，攻克难关，圆满完成口岸部署的任务，使船代进口业务办理效率得到有效提升。进口提货单电子化的实施，简化了提货单申请操作从而降本增效，实现了货主与口岸相关方企业的共赢发展。
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