企业档案管理体系构建和规范的管理原则
王巍
檔案管理在企业管理中具有不可替代的作用，同时是企业管理工作中重要的组成部分，是维护企业的经济利益、合法权益和维护历史真实面貌的重要性、基础性工作。企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。近年来，笔者公司档案室利用档案创直接经济效益达2亿元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。体系是指若干有关事物之间互相联系，互相制约而形成的一个整体。体系可分成两大类，一是自然作用而形成的体系;二是人工作用而形成的体系。企业档案工作是人工作用而形成的体系，谈人工体系就离不开人的作用，人的活动是由管理来制约的。因此企业的档案管理体系，主要是构成这个体系的管理体制（机构设置、隶属关系、机构权限等）、管理原则、管理人员。这三者的互相联系、互相制约的作用，形成了企业档案工作或档案室工作的整体功能。企业的档案管理体制，指的是档案机构在一个企业内部的设置形式、隶属关系、工作权限（职责）、横向关系等方面的内容。有了适当的机构，还必须有人，人是管理的主体。对档案室工作人员应当有什么样的要求，这也是档案室管理体系中必须解决的重要问题。在解决组织机构和人员的同时，还必须解决开展档案工作应当遵循的行为规范，即如何按照国家关于管理档案的基本原则，结合本企业的实际，建立档案室工作。
一、 管理机构
多年来，在建立企业档案机构问题上，存在着认识上和工作上的问题，需要从以下四方面来加以解决：一是正确认识档案室在本单位的整个职能活动中，虽然是辅助性的机构，但它是为本单位的整体工作和各机构服务的，担负着利在当代，功在千秋的重要职责;二是档案室同各机构之间存在着互相依存、互相制约的关系，谁也不能离开谁;三是应根据本企业组织序列的繁简情况以及档案工作的实际工作量来确定它的地位及领导关系、人员结构和数量;四是尽可能地把档案机构摆在同它的任务联系最紧密的组织序列内。
1.档案机构及领导关系。《档案法》第三条和第七条的规定，指明了一切机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位具有保护档案和管理好档案的义务和责任。《科学技术档案工作条例》规定：“大中型企业、事业单位要设立直属的科技档案机构;小型企业、事业单位可以设立单独的档案室，也可以设立文书档案和科技档案统一管理的档案室，或者配备专（兼）职人员管理。各单位的科技档案工作，由领导生产、科研的负责人或者总工程师分工领导。”企业、事业单位档案机构的设置。《科学技术档案工作条例》较具体地规定了科技档案机构的设置。1987年国家档案局、国家计委、国家经委印发的《国营企业档案管理暂行规定》明确规定：企业档案工作“应由一位副厂长（副经理）分工领导”。1990年国家档案局、农业部印发的《乡镇企业应根据工作需要建立档案机构，或者配备专兼职档案管理人员》。2002年国家档案局、国家经贸委、国家计委印发的《企业档案管理规定》明确规定：企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全等。这些规定，是企业在实际工作中应该执行的。
2.档案机构的任务。根据《档案法》及有关法规性文件的规定，可以把企业档案工作机构的任务概括地表述如下：集中统一管理本企业的档案和档案工作，为本企业的各项工作和生产建设服务，并按照规定把具有长期和永久保存价值的档案向档案馆移交，以保证档案既能为本企业现实工作和生产建设服务，又能为国家的长远需要服务。
二、 档案室的管理人员
1.人是管理的主体。在管理体系中，人是主导的因素。一切管理活动都离不开人，而一切管理都是通过对人的管理来实现对物的管理，从而达到既定的目标和完成任务。合理地选拔人才、使用人才，科学地组织人才，发挥人的积极性和创造性，是现代管理科学的重要组成部分。人才具有关键性的作用，没有大批热爱和献身档案事业的具有较高政治文化素质的人才，档案工作的现代化是不可能的。当前在企业档案室工作存在的主要问题是人才不足，有的单位人浮于事，有的单位缺少人才，比如有的企业档案室缺乏高学历、高素质、既熟悉生产专业知识又熟悉档案管理知识的复合型档案专业人才;有的档案室不知道档案利用工作，应该先从完善检索工具入手，才能更好地开发利用，发挥档案的效益等。由此可见，要做好档案室工作，也必须抓住人的问题，把培育人和起用知识丰富的有创造性能力的人，放在最优先的地位。
2.档案人员的构成。虽然档案室的具体情况千差万别，档案室人员的情况不尽相同，但是对档案工作人员的基本要求却是一致的，《档案法》第九条规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这就是说档案室工作人员都必须坚持党的基本路线，遵纪守法，树立全心全意为人民服务的高尚品德，热爱档案事业，认真执行档案法规，熟悉档案室工作的规章制度和标准规范。这对于任何一个档案室工作人员都是毫无例外的。随着档案事业的发展，许多企业的档案室选配了受过高等教育和中等教育的人才，一般讲，在一个档案室里，具有大学本科文化水平与具有大中专文化水平的人员的比例应当是1比3，前者起骨干核心作用，后者起配合协助的作用。不言而喻，档案室工作人员应当首先具备档案专业知识，这是做好档案工作的基础。但是档案室的类型很多，档案的内容、形式、载体差别很大，俗话说“隔行如隔山”，要把不同内容、形式、载体的档案管好用好，没有相关的知识是不行的。一个合格的档案室工作人员还必须具备以下几个方面的知识：马列主义理论修养，文史知识，科学技术知识，法学知识，现代管理科学知识，经济学知识，相关学科知识，熟练掌握计算机、网络操作技能等。合理的人才结构，科学地组织管理，关心专业人员的工作和生活条件，推心置腹，尊重知识，尊重人才，以人为本。这样的档案室一定会成为充满活力，不断开拓进取，效益明显，服务质量高的先进单位。
三、 行為规范—管理原则
1.“统一领导，分级管理”的原则。“统一领导，分级管理”的原则是《档案法》规定的我国档案管理的基本原则。正是由于坚持执行这一基本原则，我国的档案事业才有了很快的发展，建立起来了从中央到地方乡镇的全国规模的档案事业组织管理的体系，并继续向着新的广度和深度发展。（1）统一领导。一是指一个单位必须认真执行各级档案行政管理机关颁发的有关企业档案（馆）室工作的一系列规定，并接受档案行政管理机关的具体监督指导;二是本企业形成的档案，由专设的档案机构或专门人员依照统一的制度进行统一管理。
（2）分级管理。在某些企业存在一个分级管理的问题。企业情况千差万别，不可能采用一个模式来管理档案。有的企业不需要分级管理，有的企业则必须分级管理，这是客观存在。大企业集团内部职能机构多，产生的档案多，下属单位多，驻地分散，必须实行分级管理。比如有的大型企业集团，职工几十万，分公司几十个，这样的企业的档案只能实行“统一领导，分级管理”。即有统一的领导人和领导机构，有统一的制度。各下属单位的档案则由其设的机构或人员，分别管理。（3）纵向管理，横向联系。在企业中，“统一领导，分级管理”，既有着从上到下的纵向管理，同时还存在着横向联系，即档案室同各职能机构之间的合作、服务、指导的网络关系：第一，共同协商制定本企业的档案工作制度以及共同进行档案的鉴定和信息开发;第二，以各种形式提供档案为各职能机构服务;第三，对各职能机构归档前的文件材料的形成、积累、整理和归档，提供咨询和指导。
2.“集中统一管理档案”的原则。“集中统一管理档案”的原则，是“统一领导，分级管理”基本原则在国家机构和社会组织的具体化。早在《档案法》颁布以前，在一系列的档案法规文件中就作过明确的规定。它是我国档案事业的又一条重要原则。这里的“集中”是指一个企业的档案应相对集中在档案室保管;“统一”主要是指领导和工作制度的统一。这一原则的实质是高度保障档案信息资源的长久安全和共享。共享首先应当共有，集中统一管理就是解决共有，就是要做到既便于各企业当前共享的需要，又为国家总体和长远利益的需要奠定基础。重要的是如何结合各企业的实际情况具体执行集中统一管理原则。应当提高认识，自觉地贯彻执行。也要看到，它是从各种具体情况下抽象出来的一条管理原则，并不是具体的集中档案的办法。
3.全宗原则。全宗就是一个独立机关或者著名人物在社会活动中形成的档案整体“。全宗原则的含义是，一个独立的机关（或著名人物）在它的职能范围内进行的活动中形成的全部档案。是这个机关全部活动的真实历史反映。为了保持机关档案的历史联系，以便于保管和查找，必须按全宗来整理和保管档案，并明确规定了一个独立的机关的档案是一个全宗，一个档案全宗是一个历史形成的有机整体。在整理档案中应当先划分全宗，并按全宗保管。档案人员不得把同一全宗内的档案分散，也不得把不同全宗的档案混淆在一起。全宗是一个独立机关在其活动中形成的档案整体。为此，应当确定构成全宗的独立机关。构成全宗的独立机关，在档案学上叫做“立档单位”（也称全宗构成者）。即应当确定什么样的机关才算是“独立机关”，什么样的机关才能成为“立档单位”。根据我国的实际做法，确定立档单位，应当具备三个基本条件：第一，可以独立地行使职权，其主要标志是能以自己的名义单独对外行文;第二，独立的经济核算，即有独立的经费支配权，可以独立地编报财务预算和财务决算;第三，有着管理人事的机构，有一定的人事任免权。这三个条件虽然要相结合起来应用，但实际情况远非这么简单，在某些情况下，只能以第一条做为确定立档单位的根据。
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