浅析如何构建建筑业预算管理信息化系统
作者简介：张勇为（1979— ），男，汉族，陕西武功人。主要研究方向：企业的财务管理。
摘 要：通过将全面预算管理体系与信息技术的有机融合，以构建“工程项目预算与成本动态控制”为核心的全面预算管理信息化系统，使建筑业财务管理从核算管理型向基于业务、面向经营决策的价值链型财务转变，以推进大数据时代下业财融合一体化建设。
关键词：全面预算管理;信息化系统;建筑业
2020年3月1日，住建部、国家发改委联合颁布的《房屋建筑和市政基础设施项目工程总承包管理办法》（建市规〔2019〕12号），对培养具有综合竞争力的工程总承包企业意义不言而喻。与此同时，对建筑业如何优化资源配置，提高运行效率和效益等管理能力提出了更高的要求。本文从构建“工程项目预算与成本动态控制”的全面预算管理体系，探析如何运用信息化技术推进建筑业有效实施全面预算管理，实现业务、财务一体化管理。
一、全面预算管理工作的现状及存在的问题
（一）全面预算管理工作的现状
企业对全面预算管理的重要性认识不足，对全面预算管理工作是什么、做什么、怎么做不清楚，甚至把全面预算等同于财务预算，全员参与程度不够，部门之间协调配合不足，存在被动应付思想，导致预算管理流于形式。
（二）全面预算管理工作存在的问题
1.预算编制不科学。企业基础管理薄弱，预算编制缺乏科学依据，导致预算指标与市场不匹配，与生产经营活动不衔接;重生产经营计划、轻业务量或工作量预算，以及与资金预算、财务预算、现金流量预算之间的关系，预算不够全面，没有做到真正意义上的全面预算。
2.项目施工周期长。在项目施工过程中，由于预算管理手段单一，造成计划调整不及时，从而导致项目的实际与预算目标偏离。
3.项目精细化管理基础弱，信息化程度不足。预算管理工作主要集中在财务部门，未下沉到施工生产一线，由于采取线下信息采集工作的方式存在任务繁重的问题，而且通过人工手段进行预算监控往往由于数据收集不及时、不全面，导致预算事前管理控制流于形式。
二、建设全面预算管理信息化系统的主要原因
随着工程总承包管理办法的不断完善，企业需要从传统的财务管理转向基于业务、面向经营决策的现代财务管理，建立基于业务、面向全员的全面预算管理体系，通过搭建统一的预算系统管理平台，可实现全面预算管理工作的全业务、全员、全过程的全面覆盖，以确保企业战略目标的落地。具体原因如下：
（1）通过建立预算责任网络，提高预算编制质量、过程控制的效率和效果，实现预算管理目标与企业战略规划之间做到有效衔接。
（2）实现企业管理模式由职能化管理向流程化管理的转变。通过对全面预算管理工作体系的流程化设计，进一步规范预算管理工作的流程、责任，使企业各职能部门和业务部门在各业务流程阶段分别扮演不同的角色，从而解决部门间的工作接口问题，做到职责分明，流程规范，并提升企业员工的责任心。
（3）促进项目实施精细化管理，不断提升项目管理水平。由于企业的项目管理基础比较薄弱，需要借助信息化平台搭建全面预算管理信息化系统，强化项目的精细化管理。通过全面预算管理信息化系统，一是在财务核算上，可以实现企业所有项目经营数据的集中管理，做到实时、动態、准确反映企业的财务状况和经营成果;二是在成本管理控制上，利用精细化的项目预算，在施工过程中进行实时成本控制，对存在实际发生成本高于项目预算成本时，要进行专项分析并提出改进措施，以有效地降低项目成本;三是在企业的重大决策事项上，管理层根据预算管理信息化平台提供所有在建项目的动态收入、成本、费用和利润执行情况，及时对偏离预算的预警项目提供支持。
三、全面预算管理信息化系统总体设计
（一）全面预算管理信息化系统的总体工作思路
企业通过梳理全面预算管理工作的各环节流程，借助科学、高效的信息化系统，建立一套相对完整，与现行业务、会计核算系统相集成的全面预算管理信息化系统，可以实现预算编制、执行与控制、调整和分析考评的全过程管控，以达到有效配置企业各项资源、规范各项资金支付审批流程、监督控制生产经营风险的作用，不断提升企业管理的核心竞争力，为企业合规、有序发展提供相关有力支撑。
（二）全面预算管理信息化系统的内容
1.建立有效的预算管理工作组织体系
全面预算管理工作涉及企业施工生产经营活动的各个层级，没有扎实的基础工作、完善的制度体系及全员参与是不可能实现的。基于此，要成立以企业总经理为组长参与的全面预算管理工作组织体系，并在各预算责任单位设立专兼职预算管理员，可以避免因预算管理工作缺乏相对固定的人员而造成具体执行、操作层实施不到位的情况。与此同时，还应设立由相关专业领域人员组成的专业预算管理关注小组，进行专业预算的编制、审核、执行控制和分析考评等具体工作。
2.全面预算管理信息化系统的应用部署要求
（1）资源要求。为全面、完整实现预算管理控制体系，构建预算指标体系，企业可根据生产经营业务的特点，进行电子签报申请、借款管理、费用报销、合同管理、资金支付管理等流程设计，并与会计核算系统、生产管理、采购管理等信息化系统的接口设计;同时为实现面向业务的预算管理，在指标体系中还应明确各类预算项目与会计核算科目间的映射关系，即记账规则，以做到“业财一体化”融合。
全面预算管理信息系统不仅可以为绩效考评提供最全面、最客观的标杆数据，而且可以为企业管理者提供各种基于执行差异的分析与监控，主要体现在：预算执行的数据统计分析、预算执行差异分析、关键财务指标监控和预算预警信息的监控仪表盘等，实现对各责任部门主要指标的考评。
（2）环境要求。①宏观环境。全面预算管理是世界500强企业通用的企业管理工具，而且国资委、财政部等部委也要求大中型企业建立全面预算管理体系，通过全面预算管理工作的事前计划、事中控制、事后考评，精益化企业经营管理，以增强市场竞争能力。②产业、竞争环境。对企业管理而言，要以工程总承包管理办法为契机，通过构建全面预算管理信息化系统，将组织、工作流程、管理与信息技术有机结合，形成管理体系数据链，不仅整合了企业各类资源，规范生产经营的过程，而且有效防范经营风险，为企业战略目标落地提供有力保障。③内部环境。企业由原来单一的咨询设计型或施工型转为以工程总承包为主的多业务发展目标，要根据全面预算管理思路，树立项目管理理念，建立健全项目管理体系，积累项目管理数据，并形成企业内部管理定额，是实现企业精细化管理、提高经营水平，提升竞争实力的迫切需要。
（3）信息化条件要求。随着大数据、云计算时代的到来，系统建设过程中应本着标准化、可扩展的原则，做好基础设施层、硬件层、数据层、平台层和软件应用层的相互支持、相互配合，引进信息安全防范技术，搭建带有数据安全防范的数据库，以构建基于云会计系统的全面预算管理信息系统。
3.预算管理信息化系统的应用模式和应用流程
全面预算管理信息化系统应从全产业价值链管理思路为出发点，整合现有的分块割裂的管理系统资源，以流程和规则引擎、大数据处理、BI、移动应用等信息技术为工具，融合业务、预算、资金、核算四维于一体，涵盖企业战略目标、经营目标、预算编制、执行控制、调整和分析评价整个预算管理过程，以实现企业战略目标落地和资源的合理配置。
（1）预算信息化建设里程碑。根据企业全面预算管理信息化的需求，制定从咨询、方案设计、预算体系实施及试运行预算体系正式上线，执行控制子系统实施及试运行、执行控制子系统正式上线、分析子系统试运行及系统验收的建设周期，做好信息化建设。
（2）业务流程再造。为建立健全全面预算编制体系，根据企业各类业务的属性和特点，将预算编制划分为归口预算、部门预算和项目预算，设计各类预算表格模板并明确预算项的编制单位、编制原则与方法、编制内容和审批流程，并明确归口预算与部门预算和项目预算、项目预算与部门预算之间的对应关系与校核关系。
（3）财务流程改造。①对原有财务流程进行分析。由于建筑业的行业特点，项目多位于异地，难以形成预算编制、分析与考核体系，而且在流程上虽然有统一的格式与流程，但在实际编制过程中人为调整因素较多，导致财务流程流于形式，对工作没有指导意义。②完善各项财务流程。实施全面预算管理信息系统时，要建立统一的预算指标体系、编制方法、预算假设、定额标准和统一的控制规则，做到基础管理规范化、模板化，使全面预算管理真正做到全业务、全员、全过程的覆盖。
四、预算管理信息化系统在实施过程中预计存在的主要问题和解决方法
（一）预计存在的主要问题
1.企业管理理念落后，运用信息化意识不足，而且对工程总承包项目的管理处于完善阶段，基础管理比较薄弱，执行力较差，造成整体管理水平不高。
2.企业信息化系统不完善。在编制预算时借助于EXCEL，信息化处于孤岛，存在诸多重复化的工作，而且与企业的生产管理、采购管理等系统数据无法衔接，无法形成统一的预算编制、分析和预警系统。
3.选用的指标缺乏创新，指标设置不合理。企业预算管理简单的以考核的收入、利润和净资产收益率作为指标，对项目过程管理缺乏有效的监督和控制，导致年末才发现项目在施工过程中存在的成本、资金等管理缺失问题。
（二）可采取的解决方法
1.从企业战略上获取管理层的支持。为提升企业竞争力，以实施的工程总承包管理办法为契机，建设全面预算管理信息系统，并明确这项工作不只是财务部门的事情，而是综合的、全面的管理，要求各级管理者要熟练掌握使用方式、方法，并习惯于网上办公，各业务部门也要充分利用这一平台，主动作为，提出全面预算管理的具体工作思路，积极参与建设全面预算管理信息化系统工作。
2.加速信息化系统建设。在项目实施过程中，要与企业现有的会计核算系统、ERP项目管理等系统衔接，还要预留与国资委预算系统的接口，可采用XML制订针对业务数据的表示和交换体制，实现无缝对接，并达到从全面预算管理系统实施的借款、报销、资金支付和合同管理等业务模块，直接导入财务软件核算系统编制会计凭证，不仅减少会计核算的工作量，而且提高数据准确性。
3.加强宣传与培训。全面预算管理信息系统平台建设试运营期，要组织对全员进行全面预算系统基础设置、预算编制操作手册和预算执行控制使用手册等系统培训宣贯，实现以预算管理信息化平台作为联系各个业务，各个环节，各个部门的纽带，形成责权利明晰的覆盖全业务、全员介入、全过程控制的全面预算管理信息化系统。
五、全面预算管理信息系统的作用及思考
通过实施全面预算管理信息化平台建设，使预算管理体系与信息技术有机融合，构建了财务集中管理共享模式和项目预算实时控制的模式，有力提升了施工企业对项目成本费用的管控能力和市场竞争能力，具体表现在：
（1）搭建了统一的预算指标体系、统一的预算模板和统一的编制方法，并围绕企业战略目标和年度工作计划，以业务预算为主线，强化预算执行的过程控制，辅之电子在线审批报销流程为驱动，实现了事前计划、事中控制和事后考评的全过程预算管理信息化系统。
（2）构建了适合企业的全面预算管理体系，使预算管理范围覆盖各职能部门、项目部和各分、子企业，内容涵盖经营预算、项目预算、费用预算、投融资预算、资产购置预算、财务费用預算和人力成本预算等企业经营活动的全部预算，通过预算申报、编制、审批、执行、控制、调整、分析等全过程信息化管理，形成了完整的企业全面预算闭环管理系统。
（3）实现了企业从粗放型管理向集约精细化型管理的转变，并从关注收入、利润预算延伸到生产经营的各环节过程管理，在职工中形成了事前预算、事中控制和事后考评的预算管理思维，为实现预算管理对企业资源的优化配置和经营的事前、事中控制奠定了良好的基础。
六、结语
全面预算管理信息化是一个系统工程，工程总承包企业管理的重点是不断提升项目管理水平。因此，建立全面预算管理信息化系统平台，可以促使生产经营业务的规范化、职责权限的确定化，减少部门与部门之间的推诿扯皮现象，并通过项目核算在预算管理信息化系统的应用和积累，逐步形成企业内部成本定额体系，以不断提高预算准确性，同时加强了过程成本费用的控制，形成完整的项目分析评价体系，使预算管理责任层层落实，达到了精细化管理的目的。
总而言之，建筑业要建设以“工程项目预算与成本动态控制”为核心基于云会计系统的全面预算管理信息系统，就要充分利用大数据、云计算等信息化技术，以项目预算为抓手，以电子审批流程为驱动，通过预算申报、编制与审批、执行与控制、调整评价等全过程信息化管理，实现信息共享，并建立动态、多维、可钻取的按业务部门责任主体，按项目、按合同及按不同预算周期等多角度分析预算执行差异的管理驾驶舱功能，不断提升项目精细化管理水平，为管理层提高项目的运作效率和新项目的优选提供科学决策依据，以发挥价值链会计的作用，促进企业实现价值最大化。
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