关于企业档案工作顶层设计的思考
张芳
摘 要：文章围绕企业档案工作顶层设计，以中石化南京化工研究院有限公司档案工作为例，探讨了企业档案工作的机制建设、业务建设和制度建设的主要内容，梳理了三者之间的关系，提出了做好企业档案工作的建议。
关键词：企业档案；
顶层设计；
机制建设；
业务建设；
制度建设
企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作[1]。企业档案工作做得如何，直接影响到企业其他工作开展，影响到企业在市场竞争环境中能否掌握先机和主动权，甚至影响到一个企业今后在市场中的生存与发展[2]。本文试以中石化南京化工研究院有限公司为例，从顶层设计的角度，探讨以机制建设、业务建设和制度建设为主要内容的企业档案工作体系。
一、企业档案工作顶层设计的意义
“顶层设计”是指解决某一类问题总的方法论，本质上是一种指导，包括制度、方式、规范、思想等[3]。具体讲，企业档案工作顶层设计就是对宏观层面的企业档案工作内容及其相互关系的规范化描述，是指为达到既定目标所采用的一整套企业档案管理思想、管理方式、管理方法、管理原则、管理制度等。
南京化工研究院有限公司（以下简称“南化院”）成立于1958年，1965年就设立档案资料室，配备专职人员，主要管理科技档案资料。随着企业规模扩大和业务内容增多，院档案资料室逐渐加强了对文书档案、财会档案的管理。1988年正式成立档案科，新增基建档案管理业务，同时开展对设备及大型仪器的科技咨询，逐步建立健全了科技、文书、会计、基建、产品、设备与大型仪器、合同、声像等各类档案的管理制度，形成了档案工作体系雏形。近年来，响应中石化大部制改革，为更好地整合资源，档案科并入知识产权运营中心。院内配备专职档案员2名，科研所室和部门设有分管档案的领导13名，兼职档案员19名，遍布院内各业务部门和技术板块。目前档案中文书类5871卷/件、产品/业务类8903卷、建设项目类1168卷、科研类3378卷、会计类10237卷、照片2409张、音像306盘、实物1247件、底图95122张。档案库房一直在增容扩建，以更好地服务日益增长的科研生产和业务需求。
企业作为社会经济活动的主体，面临着诸多机遇和挑战[4]。南化院在建院初期档案建设过程中，也存在一些问题和不足。首先，各所室业务板块众多，分属于不同的管理部门，专业领域差异大，归档标准不一。其次，各板块档案种类不一，涉及文书、合同、会计、底图、设备、科研、基建、实物、声像等类型，档案收集头绪繁多。此外，科技研发人员专注于自身研究领域，对档案归档要求不熟悉，缺乏归档意识，易造成归档不及时、不完整。
这些问题的存在，有以下几点原因。（1）顶层设计对于档案管理体系的运行机制规定不明确，不利于企业档案工作健康发展。（2）制度建设落后于企业发展需要，制度内容覆盖不全面，对于档案人员的管理權责未明确。（3）档案制度存在照搬照抄现象，针对性不强，与业务贴合度不够，实用性不强。（4）制度流程规范性不够，缺乏流程把控。南化院通过机制建设、业务建设和制度建设三管齐下，不断提高档案管理的规范化、科学化、现代化工作水平。2000年南化院通过了国家档案局企业档案工作目标管理国家一级认定。在2020年中石化组织的档案管理专项检查中，得到检查小组领导的一致好评。
二、企业档案工作机制建设
目前，南化院已经建立了一套垂直化档案工作管理模式，对档案工作采用分级管理，实行高层领导带队、部门领导确认、专业人员落实、兼职档案员配合的管理体系架构，形成了层次清晰、网络完善的档案管理人员梯队，实现了档案管理网络全覆盖。
1. 不断推进机构建设。南化院机构几经变更与精简，将档案部门和情报信息、专利知识产权部门并入了知识产权运营中心，明确划分档案与其他科技信息的管理职责，界定各业务部门及人员的归档管理职责，扩大档案部门职权范围，使档案部门成为集档案、图书、情报等信息为一体的综合信息部门，以适应企业在激烈的市场竞争中对信息的需求。
2. 推动档案工作融入业务。档案管理工作琐碎繁杂，对象涉及各业务部门。为此，定期召开全院档案工作会议，总结经验，布置任务。紧密结合业务工作实际情况开展档案收集归档，落实档案工作“三纳入”（将档案工作纳入单位工作计划，纳入领导议事日程，纳入单位职工的经济责任制和岗位责任制）、“四参加”（档案人员参加基建工程项目竣工验收，参加科研成果鉴定，参加设备开箱，参加各中心计划、规划的制订和论证）、“四同步”（各单位下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步，检查计划进度与检查文件材料的形成情况同步，评审鉴定成果与验收、鉴定档案材料的完整、准确、系统情况同步，上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步），以此确保档案管理为科研生产保驾护航。
3. 理顺科技档案保密管理体制机制。南化院在科研项目实施过程中形成了大量的文字、图表、数据等涉密档案，防止技术外泄，是该类档案利用的重要课题，建立有效的保密机制迫在眉睫。为此，该院和科技人员签订保密协议，成立保密委员会，建立档案查阅、复制等的审批制度。对于复印件盖档案专用章，并在使用完成后由档案部门收回。定期请法律专家开设讲座，向科研人员宣讲法律常识，增强其保密意识。注重电子信息的借阅管理，限制上网及信息传输，所有文件只能由“石化通”传输。规范档案归档、保管和利用业务流程，明确职责和任务，加大经费投入，加强对科研项目资料的监管和规范化管理，建立有效奖惩机制，确保档案有效利用的同时，做好保密工作。
4. 加大投入与保障。人员队伍方面，建立了一支由各研究所室主任工程师和职能科室主管及专、兼职档案人员组成的专、兼职档案管理队伍，人员遍布院内各个业务部门和技术板块。实行网络化管理，明确专、兼职档案员职责，突出档案收集、保管和利用环节，要求兼职档案员及时提供本部门重大技术活动信息，便于档案部门了解情况。经费投入方面，每年拨付专项经费用于购置档案专业设备，档案工作环境和条件不断改善。
三、企业档案工作业务建设
档案实体管理方面，采取“谁产生、谁积累、谁归档”原则，由文件形成部门向档案部门移交，并按照“生成部门初步整理，档案部门系统整理”的职责划分，文件形成部门完成整理后，由档案部门做归档标识和整体梳理，实现整理任务的分工分解。作为档案管理工作的起点环节，档案收集所发挥的作用显而易见[5]。南化院十分注重档案超前管理，档案部门积极参与企业管理等业务活动，结合实际情况和科研工作特点，建立了科研项目负责人预立卷归档制度，明确了项目组长对所属项目档案文件负有主持立卷归档的职责。对于归档科研资料加以整理，经过审查验收后归档。档案人员参加主要设备、仪器开箱活动，为每台设备登记设备卡片，及时收集设备随机文件。全程跟踪设备的保养、维修和认证等过程，收集相关资料。精密的科研仪器更是关注的重点对象，档案人员全程参与49套科研装置调试和运行，收集相关资料，为解决装置运行过程中出现的问题提供资料依据。
档案信息管理方面，利用中石化档案管理系统，理顺档案部门与业务部门之间的协作关系，打通业务系统与档案系统的归档渠道，达到资源共享，也给档案利用和信息资源开发带来极大便利。充分利用档案资料，整合专利等科研资源信息情报，打造知识产权创新链，开展知识产权定制化运营服务。引导组建全市先进环保和资源化利用产业联盟，形成专利池，扩大产业影响力。
档案开发利用方面，为更好地服务科研生产，积极开发档案资源，组织编撰了《南化集团研究院科技档案利用效果事例及计算》《南化集团研究院档案全宗指南》《南化集团研究院大事记》《南化集团研究院组织机构设置及其演变示意图》《南化集团研究院历年先进人物》《南化集团研究院中试产品介绍》《南化集团研究院科研成果汇编》。
四、企业档案工作制度建设
规范的管理制度和工作流程是档案工作开展的基础和保障。南化院根据自身独特的经营管理和生产模式，进行档案工作规划，建立适合企业的档案管理制度。
目前南化院已建立较为完善的档案制度体系，包含归档制度、移交制度、借阅制度、统计制度、考核制度等。制度体系内容既有整体的工作流程规范，如《研究院档案管理规范》《研究院决策档案管理实施細则》，又包含细化的不同类别档案的业务要求，如《研究院工程建设档案管理细则》《研究院仪器设备及底图档案管理细则》《研究院会计档案管理细则》。在制度中明确规定了科技研发管理中心、综合管理部、条件保障部、安全环保部、生产技术部、计划财务部等机关部门的档案管理职责。这不仅从源头把控档案的归档管理，还为档案的有效和安全利用提供了制度保障。
与此同时，针对实际工作中个别科研人员把部分关键技术资料据为己有的问题，除进行档案法规制度宣讲、提高其档案意识外，还建立考核奖惩制度。从项目立项开始加强管理，归档时填写科研项目归档登记表，项目负责人、所室负责人、科研管理部门都要审查归档资料，逐一签字确认，确保科技档案的专业性和学术价值，并采取经济手段进行奖惩，以确保归档文件完整性。
五、思考
机制建设、业务建设和制度建设相互联系，密不可分。机制建设是企业档案工作体系的发展基础，高效机制能够为企业档案工作持续发展提供不竭动力，真正让档案工作服务科研生产。建立以档案管理部门为核心，全面覆盖各中心管理部门和科研所室（项目组）的档案工作网络，形成各单位、各部门共同参与的工作氛围，可为档案部门依法依规开展档案工作提供支持。
业务建设是企业档案工作体系的核心，业务建设缺乏规范性和科学性，企业档案工作将成为无源之水、无本之木。企业档案是企业各项科研生产业务运行的基础，促进业务建设是完善档案管理机制建设、健全制度建设的初衷和归宿。
制度建设是企业档案工作体系的有力保障，加强制度建设是巩固档案工作基础的重要抓手。强化档案制度的管理意识，建立档案管理制度的实施机制，不断改进档案制度的实施手段，能够有效保证档案业务顺利开展。
注释与参考文献
[1]陈苗.我国企业档案工作规范化进程分析及启示[D].湖北：湖北大学，2014.
[2]吴建华，归吉官. 论档案现代管理模式[J].档案与建设，2015（2）：4-9.
[3]肖玉，赵丽.企业档案管理模式导向的未来之趋[J].中国档案，2015（12）：56-58.
[4]宫晓东.我国企业档案管理理念问题分析[J].档案学通讯，2017（3）：12-15.
[5] 崔玉珊.新形势下国有企业档案管理的创新与实践[J].北京档案，2019（8）：38-39.
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